Wniosek o urlop e-mailem?

Przeczytaj także: Wniosek o urlop

Obowiązujące przepisy prawa nie regulują kwestii formy składania wniosku urlopowego.

O urlopach traktuje dział 7 Kodeksu pracy (dalej kp). Zgodnie z art. 163 § 1 kp urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167². Jak wynika zatem z tego przepisu, plan urlopów wypoczynkowych jest dokumentem, który przygotowuje pracodawca w oparciu o wnioski urlopowe złożone przez pracowników. Przepisy milczą na temat formy zastrzeżonej dla wniosku urlopowego. Nie znajdziemy też nigdzie w kodeksie czy aktach wykonawczych do niego wzoru treści takiego wniosku. Co za tym idzie, brak jest przeciwskazań by pracodawca określił formę i wzór takiego wniosku w prawie wewnątrzzakładowym, czyli w regulaminie pracy. W regulaminie pracy mogą zatem znaleźć się zapisy, zgodnie z którymi pracodawca określi dopuszczalną formę składania wniosków i jedną z takich form będzie forma elektroniczna. Przy czym nie musi to być forma elektroniczna z podpisem elektronicznym, ale sam e-mail bez takiego podpisu. Decyzja w tym zakresie będzie należeć do pracodawcy.

Co zaś w sytuacji jeśli pracodawca określi w regulaminie pracy, że wnioski urlopowe można składać jedynie pisemnie? Czy wniosek wysłany e-mailem opatrzony podpisem elektronicznym będzie skuteczny? Moim zdaniem tak. Zgodnie bowiem z art. 18 ust. 1 Ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (tj. z dnia 7 grudnia 2018 r. Dz.U. z 2019 r. poz. 162) podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczna weryfikowane za pomocą certyfikatu wywołują skutki prawne, jeżeli zostały złożone w okresie ważności tego certyfikatu. Co za tym idzie, wedle polskich uregulowań będących konsekwencją tych unijnych, oświadczenia woli wyrażane w postaci elektronicznej są prawnie skuteczne.

Argumentem świadczącym na korzyść takiego stanowiska są także zapisy Kodeksu cywilnego (dalej kc). Art. 78¹ kc w § 2 wprost wskazuje, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Z paragrafu 1 wyczytamy zaś, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. O ile zatem dysponujemy ważnym certyfikatem podpisu elektronicznego i takiego użyjemy do oparzenia wiadomości e-mail zawierającej wniosek urlopowy będzie to równoznaczne ze złożeniem takiego wniosku na piśmie.