E-przetargi, czyli krajobraz po zmianach

Przeczytaj także: E-przetargi. Na co zwracać uwagę, by przebiegły bezproblemowo?

Organizacja przetargów publicznych dotyczy wszystkich instytucji, które korzystają ze środków publicznych. Mowa tu zatem m.in. o ministerstwach, szpitalach, publicznych placówkach edukacyjnych czy urzędach miast. W procesie zamówień publicznych nabywają one zarówno niezbędne im sprzęty, jak i usługi (np. wywóz nieczystości). Stronami każdego przetargu są zamawiający oraz wykonawcy, czyli dostawcy towarów i usług. I to właśnie oni musieli dostosować się do zmian, jakie przyniosła za sobą nowelizacja ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Według nowych przepisów, czyli jak?

Najistotniejszą zmianą, jaką zaowocowała omawiana nowela, jest wprowadzenie elektronicznej komunikacji na linii zamawiający - wykonawcy. W praktyce oznacza to, że te z podmiotów publicznych, które przeprowadzają postępowania powyżej progów unijnych, są zobligowane do korzystania z portalu e-Usług. Do wyboru mają rozwiązania komercyjne lub rządowy miniPortal. Co ważne – każde z dostępnych na rynku tego typu narzędzi jest dziś oparte na chmurze. Zamawiający nie potrzebują więc wielkich zmian technologicznych, bo wdrożenie takiego rozwiązania jest proste i szybkie.

Z punktu widzenia wykonawcy najważniejszy jest kwalifikowany podpis elektroniczny, bez którego nie będzie w stanie złożyć swojej oferty. Wzięcie udziału w przetargu elektronicznym wymaga zalogowania się na platformie dostarczonej przez zamawiającego, wypełnienia wymaganych dokumentów i przesłania potwierdzonej podpisem oferty. Jeśli zamawiający korzysta z miniPortalu, wykonawca musi mieć także aktywne konto na platformie e-PUAP. Co istotne, również otwarcie i publikacja ofert mogą odbywać się teraz w pełni elektronicznie, bez bezpośredniego spotkania stron.

Trudne dobrego początki

Jak każda zmiana, tak i ta wiąże się z pewnymi trudnościami, przede wszystkim po stronie zamawiających. Problematyczne może być samo przestawienie się na elektroniczny tryb obsługi całego procesu przetargowego. Zwłaszcza dla tych, którzy od lat działali inaczej. Tu z pomocą przychodzą narzędzia informatyczne, które – jeśli dobrze przygotowane – są intuicyjne i proste w obsłudze.

Wykonawcy muszą przestawić się na pracę z systemami, które wymagają od nich dyscypliny czasowej. Złożenie oferty na ostatni moment w przypadku korzystania z portali e-Usług jest ryzykowne, choćby dlatego że samo podpisywanie oferty kwalifikowanym podpisem elektronicznym może potrwać do kilkunastu minut. Obie strony przetargów publicznych muszą zatem choć minimalnie przygotować się i poznać narzędzia. Pomogą w tym dostawcy portali e-Usług.

- Nowa rzeczywistość, z którą od niedawna mierzą się zamawiający i wykonawcy, wymaga wsparcia nie tylko ze strony instytucji tworzących i interpretujących prawo, ale i od dostawców technologii. Portale e-Usług to dla wielu podmiotów publicznych nieznany teren, którego trochę się obawiają. To po stronie usługodawców leży odpowiednie przygotowanie sektora do korzystania z tych narzędzi. Szkolenia, webinary, instrukcje, a także infolinie obsługiwane przez doświadczonych konsultantów powinny być dziś standardem zapewnianym przez dostawców usług – mówi Piotr Matysik, prezes zarządu Marketplanet.

W spokojnym przystosowaniu się do nowych przepisów nie pomaga też niepewność co do przyszłości rozwiązań technologicznych, które mają wspierać elektronizację. 11 marca Urząd Zamówień Publicznych poinformował, że odstąpił w całości od umowy na zaprojektowanie i wdrożenie Platformy e-Zamówienia. Powodem tej decyzji była zwłoka wykonawcy w realizacji umowy. Zamawiający zastanawiają się, jak wpłynie to na ich funkcjonowanie.

- Portale e-Usług w zupełności wystarczają do tego, aby przeprowadzać postępowania publiczne zgodne z ustawą PZP. I według modelu obowiązującego w Polsce – to na nich będzie się opierać nadal komunikacja między uczestnikami e-przetargów, nawet kiedy powstanie Platforma e-Zamówienia. Zamawiający korzystający z komercyjnych portali e-Usług lub rządowego miniPortalu – są w pełni gotowi do udziału w e-przetargach. I to się nie zmieni w przyszłości – uspokaja Piotr Matysik.

Potyczki prawne

Niejasna bywa także interpretacja nowego prawa. Krajowa Izba Odwoławcza, organ odpowiedzialny za rozpatrywanie odwołań wnoszonych w toku postępowań o udzielenie zamówień publicznych, wydała już kilka pierwszych wyroków w sprawach spornych między zamawiającymi a wykonawcami. Największe wątpliwości do tej pory wzbudziły sposób tworzenia ofert - KIO najpierw zadecydowała, że podpisanie podpisem elektronicznym skanu papierowego dokumentu z klasycznymi podpisami i przesłanie go za pomocą portalu e-Usług zamawiającemu nie jest zgodne z ustawą Prawo Zamówień Publicznych, trudno bowiem ustalić, czy jest jest to kopia czy oryginał oferty, później jednak zmieniła linię orzeczniczą w tym zakresie (wyrok o sygn. KIO 119/19) - oraz jednoznaczna odpowiedzialność za problemy techniczne platformy e-Usług. W tym drugim przypadku KIO uznała, że to wykonawca musi udowodnić, że nie dostarczył oferty z powodu wadliwego działania platformy zakupowej.

Nowa ustawa wzbudza wiele dyskusji, nie tylko między – wydawałoby się – najbardziej zainteresowanymi stronami. Do wyroku KIO uznającego nieważność kwalifikowanego podpisu elektronicznego z powodu zastosowania skrótu SHA-1 odniosła się niedawno Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji, nie zgadzając się z tą linią orzeczniczą KIO. Sama izba zmieniła też linię orzeczniczą, uznając w sprawie KIO 137/19, że jednolity europejski dokument zamówienia (JEDZ) podpisany przy użyciu algorytmu SHA-1 jest ważny. Takich wyroków i sporów na pewno przed uczestnikami przetargów publicznych jeszcze wiele.

Zmiany na korzyść

Mimo wciąż pojawiających się pytań i wątpliwości e-przetargi działają sprawnie i bez większych problemów. Podmioty publiczne weszły w nową rzeczywistość z optymizmem, widzą bowiem korzyści, jakie przyniosły im zmiany w ustawie Prawo Zamówień Publicznych.

To dobra wiadomość, zwłaszcza dla tych, którzy wdrożenie procedury e-przetargów mają jeszcze przed sobą. Ustawodawca upomni się bowiem niedługo o kolejną dużą grupę zamawiających – tych, którzy przeprowadzają postępowania poniżej progów unijnych. Ich nowe prawo obejmie już 1 stycznia 2020 roku.

- Zamawiający organizujący przetargi na mniejsze kwoty mają bardzo dobrą sytuację. Na rynku są już gotowe rozwiązania oraz pierwsze praktyki. Szlaki zostały zatem przetarte. To od nich zależy, czy skorzystają z doświadczeń większych instytucji i zawczasu przygotują się do zmian. Warto to zrobić, tym bardziej że nic nie stoi na przeszkodzie, aby z portalu e-Usług w postępowaniach poniżej progów unijnych korzystać już dziś. Wiele mniejszych instytucji zresztą już tak robi. Dzięki tym połączonym siłom dużych i małych zamawiających tylko za pośrednictwem naszego portalu e-Zamawiający od 18 października 2018 roku przeprowadzonych zostało ponad 900 przetargów, w których złożono 1500 ofert. Te liczby będą rosnąć – podsumowuje Piotr Matysik z Marketplanet.

Ustawa Prawo Zamówień Publicznych zmieniła sposób przeprowadzania przetargów publicznych. I choć zdarzają się wątpliwości i niejasności, instytucje przystosowały się do nowych warunków bez większych problemów. Niebawem ten sam proces będą przechodzić także mniejsze podmioty. Jeśli wykorzystają doświadczenia instytucji objętych nową ustawą w ubiegłym roku, styczeń 2020 nie wpłynie znacząco na ich codzienność.