Plan przekształcenia spółki: jak i kiedy należy go przedłożyć?

Przeczytaj także: Kodeks Spółek Handlowych - art. 15

Na pewnym etapie tej procedury pojawiają się niestety dość istotne wątpliwości zarówno przedsiębiorców, prawników im doradzających, a nierzadko nawet sądów rejestrowych.

Newralgiczny moment procedury to chwila przedłożenia planu przekształcenia wspólnikom spółki. Plan przekształcenia to dokument, którego sporządzenie jest konieczne dla skutecznego przeprowadzenia przekształcenia (por. art. 556 pkt 1 KSH). W dokumencie tym m.in. ustalona zostaje wartość bilansowa majątku przekształcanej spółki (por. art. 558 KSH).

Na jaki dzień ustalamy wartość majątku spółki

Skoro ustalamy wartość majątku spółki, musimy przyjąć określony dzień, na jaki zostanie ona ustalona. Nie mamy w tym zakresie nieograniczonej dowolności, ponieważ ustawodawca mówi wprost (por. art. 558 § 1 pkt 1 KSH), iż ustalenie tejże wartości musi nastąpić według stanu na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia.

Powyższe oznacza, iż nie jesteśmy w jakiś szczególny sposób limitowani co do możliwości wyboru daty, w oparciu o którą ustalimy wartość bilansową – może to być dla przykładu 1 stycznia, 17 kwietnia, 26 września, 31 grudnia, itd.

Przedłożenie planu przekształcenia wspólnikom

Co istotne, jak wynika z wspomnianego art. 558 § 1 pkt 1 KSH, od wybranego przez nas dnia rozpoczyna natomiast swój bieg termin na przedłożenie wspólnikom gotowego i uzgodnionego planu przekształcenia.

Jeżeli więc, podobnie jak w powyższym przykładzie, zdecydujemy się na wybór dnia 1 stycznia i na ten dzień ustalimy wartość bilansową majątku spółki, wówczas mamy czas na przedłożenie planu przekształcenia wspólnikom spółki najpóźniej do dnia 28 lutego (29 lutego w roku przestępnym). Analogicznie, jeżeli zdecydujemy się na ustalenie wartości majątku spółki na 17 kwietnia, 26 września lub 31 grudnia, będziemy mieli czas na przedłożenie planu przekształcenia wspólnikom odpowiednio do: 31 maja, 31 października oraz do 31 stycznia.

Niezależnie więc jaki dzień miesiąca wybierzemy (tj. czy będzie to 1, czy też 31 dzień miesiąca lub jakikolwiek dowolny inny dzień pomiędzy nimi), zawsze będziemy mieli czas na przedłożenie planu przekształcenia wspólnikom do końca następnego miesiąca kalendarzowego.

Warto o tym pamiętać planując przekształcenie, ponieważ niejednokrotnie sporządzenie bilansu, w oparciu o który ustalana jest wartość bilansowa, może być procesem długotrwałym. Jeżeli więc przyjmiemy, iż chcemy ustalić wartość bilansową majątku spółki np. na dzień 31 maja a na przygotowanie takiego bilansu księgowość potrzebować będzie np. 2 tygodni, wówczas do 30 czerwca (najpóźniejszy termin przedłożenia planu przekształcenia wspólnikom) nie będziemy mieli zbyt dużo czasu.

Biorąc pod uwagę powyższe, w prosty sposób dojdziemy do konkluzji, że maksymalnie pomiędzy dniem, na który ustalamy wartość bilansową majątku spółki a dniem przedłożenia planu przekształcenia wspólnikom upłynąć może niecałe 2 miesiące (np. w sytuacji ustalania wartości na dzień 1 maja i konieczności przedłożenia planu do 30 czerwca).

Do gry wkracza biegły rewident

Wiemy już zatem, iż musimy wybrać dzień, na który dokonamy ustalenia wartości bilansowej majątku naszej spółki, jak również to, że w kolejnym miesiącu kalendarzowym będziemy musieli przedłożyć plan przekształcenia wszystkim wspólnikom naszej spółki.
Uzupełnijmy naszą wiedzę zatem także o informację, iż przygotowany na potrzeby przekształcenia plan musi zostać zbadany przez biegłego rewidenta (art. 556 pkt 1 w zw. z art. 559 § 1 KSH), który swoje badanie podsumuje pisemną opinią.

Biegłego wyznacza sąd rejestrowy (KRS) na wniosek spółki (por. art. 559 § 2 KSH). Oznacza to, że KRS może, ale nie musi zgodzić się na biegłego wskazanego przez spółkę we wniosku. Po wyznaczeniu, biegły będzie miał maksymalnie dwa miesiące na zbadanie planu przekształcenia oraz przedłożenie sądowi i spółce swoje opinii.

Problemy praktyczne

Na tym etapie pojawiają się dwa problemy.

Po pierwsze, w art. 560 KSH ustawodawca wprowadza dodatkowy wymóg, aby zawiadomić wspólników o zamiarze powzięcia uchwały o przekształceniu spółki dwukrotnie, w odstępie minimum 2 tygodni i minimum na 1 miesiąc przed planowanym dniem powzięcia tej uchwały. Takie zawiadomienie powinno nie tylko określać istotne elementy planu przekształcenia, ale też zawierać istotne informacje wynikające z opinii biegłego rewidenta, który ten plan badał. Pojawia się bardzo dużo wątpliwości, w tym również wśród sądów rejestrowych, czy przedłożenie planu przekształcenia to ta sama czynność, co zawiadomienie wspólników o zamiarze przekształcenia?

Po drugie, ustawodawca nie przesądził w jaki sposób dokonujemy przedłożenia planu przekształcenia wspólnikom.

Problem 1 - jak się ma przedłożenie planu do zawiadomienia wspólników?
Odpowiadając na pierwsze z pytań, należy podkreślić, iż nie należy utożsamiać obowiązku zawiadomienia wspólników z obowiązkiem przedłożenia wspólnikom planu przekształcenia. Są to dwa niezależne od siebie kroki w procedurze przekształcenia. To wniosek istotny o tyle, iż jeżeli przyjęlibyśmy odmiennie, procedura przekształcenia byłaby praktycznie niemożliwa do zrealizowania – z uwagi na terminy. Pomiędzy naszym przykładowym 1 maja a 30 czerwca musielibyśmy przygotować bilans oraz w oparciu o niego sporządzić wycenę majątku spółki, przygotować i uzgodnić kompletny plan przekształcenia, wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o wyznaczenie biegłego, sąd musiałby tego biegłego wyznaczyć, a ten ostatni musiałby jeszcze zdążyć przeanalizować plan i przedstawić nam ze swojego badania opinię, w oparciu o którą musielibyśmy przygotować i wysłać zawiadomienie wszystkim wspólnikom spółki. Nawet zakładając szybkie rozpoznanie przez sąd rejestrowy naszego wniosku, co wcale nie jest gwarantowane (szczególnie np. w sezonie letnim, kiedy sądy rejestrowe mają bardzo dużo pracy z rozpoznawaniem wniosków o przyjęcie do akt rejestrowych sprawozdań finansowych), wykonanie wszystkich powyższych czynności w tak krótkim terminie byłoby w najlepszym wypadku niezwykle trudne.

Przedstawiciele doktryny także potwierdzają powyższy wniosek, iż przedłożenie planu przekształcenia wspólnikom przekształcanej spółki oraz zawiadomienie tych wspólników o zamiarze przekształcenia to dwa odrębne i niezależne od siebie kroki procedury przekształcenia (por. m.in. P. Pinior w: „Kodeks spółek handlowych. Komentarz”, red. Janusz Strzępka, 2015, Legalis; M. Rodzynkiewicz w: „Kodeks spółek handlowych. Komentarz”, red. Adam Opalski, 2016, Legalis).

Przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia może mieć miejsce praktycznie zaraz po uzgodnieniu i przyjęciu planu przekształcenia, podczas gdy przygotować i rozesłać do wspólników zawiadomienia jesteśmy w stanie dopiero po otrzymaniu opinii biegłego potwierdzającej, iż plan przekształcenia został sporządzony poprawnie i rzetelnie.

Problem 2 - w jaki sposób przedłożyć plan wspólnikom?
Nadal jednak nie odpowiedzieliśmy sobie na pytanie w jaki sposób przedłożyć wspólnikom plan przekształcenia. Ustawodawca nie precyzuje tej kwestii.

Przedstawiciele doktryny doszli zatem do słusznego wniosku, iż takie przedłożenie może przyjąć dowolną formę, która pozwoli nam na fizyczne przekazanie każdemu ze wspólników kopii planu (por. P. Pinior w: „Kodeks spółek handlowych. Komentarz”, red. Janusz Strzępka, 2015, Legalis).

Możemy więc przesłać plan przekształcenia pocztą lub kurierem lub przekazać wspólnikom osobiście. Celowe jest zapewnienie sobie potwierdzeń nadania i odbioru (dla wariantu wysyłkowego) lub pokwitowania odbioru (dla wariantu osobistego przekazania), choćby na wypadek ewentualnych wątpliwości sądu rejestrowego co do tego czy procedura przekształcenia została poprawnie przeprowadzona i doszło do skutecznego przedłożenia planu przekształcenia wspólnikom.

Podsumowanie

Procedura przekształcenia jednego rodzaju spółki w drugi jest dosyć skomplikowanym procesem, w ramach którego konieczne jest podejmowanie czynności w odpowiednich terminach, odstępach czasu oraz określonej kolejności, podczas gdy na uwadze należy mieć także skutki podatkowe dla przedsiębiorcy.

Jednym z przykładów dodatkowych utrudnień w tej procedurze są wątpliwości opisane powyżej. Aby się w tym wszystkim nie pogubić, warto skorzystać ze wsparcia doświadczonych ekspertów tej dziedzinie.