Digitalizacja KRS. Miało być nowocześnie, a wychodzi śmiesznie

Przeczytaj także: Rejestracja spółki łatwiejsza

Jedno okienko i jego ewolucja

Ustawodawca od lat twierdzi, że dąży do uproszczenia procedury zakładania podmiotów podlegających wpisowi w KRS. Kiedyś, żeby założyć i zarejestrować spółkę oraz wyposażyć ją w numery NIP i REGON, niezbędne do rozpoczęcia faktycznej działalności, trzeba było pokonać istny tor przeszkód. Odwiedzić należało notariusza (w przypadku spółek, których umowa wymaga formy aktu notarialnego), sąd rejestrowy, urząd skarbowy oraz urząd statystyczny, w każdym z nich zostawiając wypełniony uprzednio wniosek i załączając do niego plik dokumentów.

Ustawodawca wprowadził więc tzw. procedurę jednego okienka, która polegała na tym, że te same sterty dokumentów trzeba było zostawić w sądzie rejestrowym. To na niego przerzucono obowiązek przesłania ich odpowiednio do „skarbówki” oraz urzędu statystycznego. W praktyce oznaczało to, że wprawdzie nie trzeba było osobiście tych urzędów odwiedzać, ale nie skróciło to w żaden sposób procedury. W niektórych przypadkach nawet mogło ją wydłużyć, bo sprawnie zorganizowany przedsiębiorca mógł działać szybciej niż sekretariat sądu rejestrowego.

Z początkiem 2016 r. nastąpił pewien przełom, ponieważ w kompetencje nadawania numerów NIP i REGON wyposażono sądy rejestrowe. Z technicznego punktu widzenia spowodowało to znaczące skrócenie czasu oczekiwania na nadanie spółce wszystkich trzech numerów niezbędnych do jej funkcjonowania – wszystkie były nadawane jednocześnie. Tak czy inaczej, średni czas rejestracji spółki, od momentu złożenia wniosku do wpisania spółki do rejestru, wynosił od 2 tygodni do nawet półtora miesiąca.

S24 i związana z nim rewolucja

Niespełna miesiąc oczekiwania na rozpoczęcie działalności spółki (a niektóre spółki działalność rozpocząć mogą dopiero z chwilą uzyskania wpisu w rejestrze) to wciąż bardzo długo. Zwłaszcza w porównaniu z innymi krajami UE – np. w Wielkiej Brytanii istnieje możliwość założenia spółki w jeden dzień.

Odpowiedzią na potrzebę szybkiego zakładania spółek było wprowadzenie systemu S24 i umożliwienie założenia spółki w 24 godziny robocze. Pomimo że system funkcjonuje od kilku lat, to na popularności zyskiwał stosunkowo powoli, zapewne ze względu na jego niedoskonałości techniczne. Bez wątpienia stał się jednak alternatywą dla opisanego wyżej „analogowego” sposobu założenia spółki i podlegał ciągłemu udoskonalaniu. W latach 2015–2017 był już całkiem sprawnie działającą platformą, a dzięki ułatwieniu uzyskania profilu zaufanego ePUAP jego użytkowanie stało się w miarę bezproblemowe.

Trzy dni zamiast trzech tygodni to faktycznie rewolucja. Pozytywna rewolucja. Oczywiście wzorzec umowy spółki udostępniony w systemie S24 zawiera tylko absolutnie podstawowe postanowienia umowy spółki wymagane przepisami. Nie przewiduje on możliwości pokrycia kapitału zakładowego wkładami niepieniężnymi, podwyższenia kapitału bez zmian umowy spółki czy pierwokupu udziałów lub ograniczenia praw ich zbywalności. Tym niemniej dla sporej części przedsiębiorców to, co oferuje S24, będzie wystarczające. Gdy nasze wymagania co do treści umowy są większe, warto poradzić się prawnika, który zaproponuje rozwiązania adekwatne do założeń biznesowych i postulatów wspólników, a także odpowiednio zredagowanymi klauzulami odzwierciedli w treści umowy faktyczne uzgodnienia między wspólnikami.

Nowoczesność w polskim wydaniu

Prostą spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością za pośrednictwem S24 można było założyć dosłownie nie wychodząc z domu, korzystając z zaufanego profilu Ministerstwa Sprawiedliwości, zakładanego bez odwiedzania jakiegokolwiek urzędu czy banku. Niestety trudno oprzeć się wrażeniu, że jak się Polakowi da narzędzie, którego użycia nikt nie weryfikuje, to na pewno znajdzie się ktoś, kto będzie chciał z tego zrobić niewłaściwy użytek. Takich osób musiało być całkiem sporo, ponieważ wprowadzona została nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, która usunęła możliwość podpisywania dokumentów założycielskich spółki z o.o. zaufanym profilem MS. Nic dziwnego – znając czyjeś imię, nazwisko i PESEL, można było bez problemu powołać taką osobę do zarządu założonej uprzednio na jej rzecz spółki, ze wszystkimi tego konsekwencjami. Po zmianie przepisów dokumenty w systemie S24 można podpisać elektronicznie przy użyciu profilu zaufanego ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego i nie ma już rozróżnienia pomiędzy różnymi typami spółek.

Zmiana w gruncie rzeczy zrozumiała, bo nadmiar wolności i zaufania najwyraźniej niektórym szkodzi, ale to nie jedyne utrudnienie, jakie napotka potencjalny użytkownik systemu. Od 1 czerwca 2017 r. każdy podmiot, który chce zostać wpisany do KRS, a także ten, który po zmianie przepisów składa pierwszy wniosek o ujawnienie zmian w rejestrze, obowiązany jest złożyć oświadczenie w przedmiocie bycia lub niebycia cudzoziemcem w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców, a w razie posiadania takiego statusu również oświadczenie, czy spółka jest właścicielem lub użytkownikiem wieczystym nieruchomości położonej na terytorium Polski. Nie byłoby w tym nic dziwnego, gdyby nie fakt, że wzoru takiego dokumentu nie ma w systemie. Jedynym sposobem na to, by złożyć je w formie elektronicznej, jest załączenie dokumentu zewnętrznego, który musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Alternatywą jest oczywiście złożenie dokumentu w formie papierowej we właściwym sądzie rejestrowym, ale chyba nie o to chodziło w systemie pozwalającym założyć spółkę za pośrednictwem internetu w 3 dni.

Co więcej, w papierowej wersji formularzy wniosków do KRS wprowadzono już odpowiednie rubryki, niejako wymuszające złożenie potrzebnych oświadczeń, a w systemie S24 do tej pory nie tylko nie ma takiej konieczności, ale nie ma też takiej możliwości, jeśli nie posiada się kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Nowoczesność się nie przyjęła

Za pośrednictwem systemu S24 spółkę od A do Z założyć można wyłącznie, posiadając kwalifikowany podpis elektroniczny, który oczywiście trzeba sobie samemu wykupić. Chcąc skorzystać z ePUAP-u, trzeba pofatygować się do sądu lub na pocztę z odpowiednim oświadczeniem w wersji papierowej. Jeżeli wybierzemy to drugie rozwiązanie, czas rejestracji spółki w praktyce wyniesie ok. dwa tygodnie. Mając w pamięci ograniczenia wzorca umowy spółki oraz trudności techniczne, o których mowa wyżej, należy się zastanowić, czy to nie jest przysłowiowa skórka za wyprawkę.

Oczywiście życie, a zwłaszcza obrót gospodarczy, zna takie przypadki, kiedy działać trzeba niezwłocznie. W takich sytuacjach system S24 nie jest rozwiązaniem, które można poczytywać za szybkie, pewne i przewidywalne. Gdy liczy się każdy dzień a czasem nawet każda godzina, należy pomyśleć o innych rozwiązaniach. Pierwsza możliwość to rozpoczęcie działalności jako spółka z o.o. w organizacji – spółki kapitałowe mogą bowiem działać już po podpisaniu aktu założycielskiego. Mogą stawać się podmiotem praw i obowiązków, nabywać własność, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywane. W przypadku spółek osobowych nie ma jednak takiej możliwości.

Panaceum może być zakup gotowego podmiotu, który trudy rejestracji ma już za sobą. Jest to wprawdzie rozwiązanie droższe, ale za to najszybsze i najpewniejsze. Taki podmiot posiada komplet dokumentacji założycielskiej, numery NIP, REGON i KRS. Przedsiębiorca, który taką spółkę nabędzie, może zająć się od razu działalnością operacyjną.