Jakie formalności czekają nas przy zatrudnieniu?

Przeczytaj także: Umowa o pracę. Czy na pewno lepsza niż zlecenie?

Wprawdzie przyjęcie propozycji ze strony pracodawcy kończy proces rekrutacji, ale to właściwie dopiero pierwszy krok w kierunku zatrudnienia. Przyszłego pracownika czeka jeszcze szereg formalności. O najbardziej istotnych etapach zatrudnienia opowiada ekspert LeasingTeam Professional.

Wypełnienie dokumentów

Przyjęty do pracy kandydat powinien już na wstępie otrzymać od pracodawcy komplet dokumentów, które są niezbędne do jego zatrudnienia. Pierwszym jest kwestionariusz osobowy, w którym znajdą się wszelkie dane niezbędne do podpisania umowy, a więc m.in. personalia zatrudnianego, data urodzenia, pesel oraz miejsce zamieszkania. Inne dokumenty, o których wypełnienie może poprosić pracodawca to:

• formularz PIT-2 dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych,
• informacja o podwyższonych kosztach (wypełniana, jeśli miejsce zamieszkania pracownika znajduje się w innej miejscowości niż miejsce wykonywania pracy),
• zgoda na przetwarzanie danych osobowych,
• zgoda na przekazywanie wynagrodzenia na wskazane konto,
• oświadczenie wypełniane, gdy kandydat jest rodzicem lub opiekunem dziecka.

Niektóre organizacje posiadają wewnętrzne dokumenty takie jak: zakaz konkurencji, oświadczenie dotyczące przestrzegania tajemnicy służbowej lub odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Tego typu dokumenty pracownik najczęściej podpisuje w pierwszym dniu pracy po zapoznaniu się z regulaminami – komentuje Magdalena Szewczyk, Team Leader w LeasingTeam Professional.

Podpisanie umowy

Po wypełnieniu dokumentów pracownik podpisuje umowę. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta na piśmie, pracodawca najpóźniej dzień przed rozpoczęciem przez pracownika pracy, powinien pisemnie potwierdzić wszystkie ustalenia i warunki.

Przed podpisaniem danego rodzaju umowy warto zapoznać się z ustawą lub kodeksem, które regulują podstawę prawną danej umowy. W przypadku umowy o pracę będzie to Kodeks Pracy, natomiast umowę o pracę tymczasową reguluje Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Dzięki temu pracownik pozna swoje prawa i obowiązki, a także zorientuje się w kwestiach związanych z urlopem, czasem pracy itp. – uważa Magdalena Szewczyk z LeasingTeam Professional.

W ciągu 7 dni od daty zatrudnienia, pracodawca musi poinformować pracownika m.in. o obowiązującej normie czasu pracy, terminach i sposobie wypłat wynagrodzenia, wymiarze urlopu wypoczynkowego czy długości wypowiedzenia.

Badania lekarskie

Na podstawie wypełnionego przez pracownika kwestionariusza osobowego, pracodawca wystawia skierowanie na badania lekarskie, które pracownik jest zobowiązany wykonać przed rozpoczęciem zatrudnienia. Badania są obowiązkowe i mają na celu wykluczenie przeciwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku. Ich koszt ponosi pracodawca. Bez nich pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy. Jeżeli pracownik posiada aktualne orzeczenie wydane na podstawie skierowania uzyskanego od poprzedniego pracodawcy, które stwierdza brak przeciwwskazań do pracy w warunkach odpowiadających warunkom występującym na nowym stanowisku pracy, pracownik nie musi ponownie przechodzić badań.

Szkolenie BHP

Przed rozpoczęciem pracy kandydat musi odbyć wstępne szkolenie z zakresu przepisów BHP. Celem wstępnego szkolenia BHP jest dostarczenie pracownikowi wiedzy i umiejętności niezbędnych do wykonywania pracy z uwzględnieniem przepisów BHP (instruktaż ogólny) oraz zapoznanie pracownika z zagrożeniami występującymi na konkretnych stanowiskach pracy (instruktaż stanowiskowy). Udział w szkoleniu BHP stanowi warunek konieczny do dopuszczenia pracownika do pracy. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

Ubezpieczenie

W ciągu 7 dni od daty zatrudnienia pracodawca ma obowiązek zgłosić daną osobę jako swojego pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a następnie regularnie odprowadzać za niego określone składki ubezpieczeniowe: emerytalną, rentową, chorobową i wypadkową. ZUS pobiera i przekazuje innym instytucjom również składki na ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych.

Powyższe składki nie dotyczą pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, którzy nie ukończyli 26 roku życia i posiadają status studenta. Poświadczeniem statusu studenta jest ważna legitymacja studencka lub zaświadczenie z uczelni wyższej. Student może dobrowolnie zgłosić chęć przystąpienia do ubezpieczenia chorobowego na podstawie wniosku złożonego do pracodawcy. Ta zasada nie dotyczy umów regulowanych przez Kodeks Pracy takich jak np. umowa o pracę.

Znajomość wszystkich etapów procesu zatrudnienia, a także wiedza, których formalności powinien dopełnić kandydat, a których pracodawca, przyda się każdej osobie i to nie tylko dopiero rozpoczynającej karierę zawodową. Przepisy się zmieniają, dlatego dobrze jest śledzić informacje na temat nowego prawa regulującego kwestie zatrudnienia. Zawsze należy także zapoznać się z treścią podpisywanych dokumentów, gdyż zawarte w nich zapisy będą obowiązywały pracownika od daty ich podpisania.