Rejestracja firmy. Niewydolny system wymaga natychmiastowych zmian

Przeczytaj także: Jak założyć działalność gospodarczą?

Przypomnijmy, w naszym kraju funkcjonują dzisiaj dwa podstawowe rejestry działalności gospodarczych:

1. Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) ewidencjonujący dane spółek,
2. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG), która ewidencjonuje dane osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą.

Chociaż rejestracja firmy w naszym kraju wydaje się nie nastręczać większych problemów, to jednak - jak wynika z przytoczonego przez ZPP październikowego rankingu ''Doing Business'' - łatwość zakładania biznesu w naszym kraju pozostawia bardzo wiele do życzenia. Okazuje się bowiem, że zajmujemy 107 pozycję na 190 badanych krajów. W żadnej innej kategorii nie wypadliśmy gorzej, a w głównej klasyfikacji zestawienia udało nam się zająć całkiem dobre 24. miejsce.

Tym, co w największym stopniu zakłóca funkcjonowanie Krajowego Rejestru Sądowego jest bardzo duża liczba spraw i ogromne obciążenie tego systemu. Bardzo często sprawy w KRS-ie są załatwiane nawet przez kilka miesięcy. Jest to gigantyczny problem dla firm, które chcą zmienić swoje dane - to przecież umożliwia dalsze zawieranie umów i kontynuowanie działalności. Czas oczekiwania na zatwierdzenie takich zmian to czas stracony dla firmy, która nie może w pełni wykorzystywać swoich możliwości – powiedział Kamil Rybikowski, ekspert ZPP w zakresie prawa gospodarczego, współautor raportu.

Przyczyn takiego stanu rzeczy jest kilka. Wśród najważniejszych wymienia się braki kadrowe, które są ściśle związane z licznymi sprawami i wymogami proceduralnymi, podwójną weryfikację dokumentów – przez notariuszy i pracowników sądowych, niejednolitą jurysdykcję i orzecznictwo występujące przy rejestracji sądowej. Zdaniem autorów publikacji, szczególnie istotny w kontekście oceny wiarygodności potencjalnych kontrahentów jest brak historii reprezentacji firm oraz uniemożliwione wyszukiwanie powiązań spółek i osób. Oprócz tego firmy nie posiadają dostępu online do informacji nt. zawartej umowy spółki, a to wiąże się ze żmudnym i czasochłonnym przeglądaniem jej akt.

Jesteśmy przekonani, że zarówno rejestracja firmy, jak i możliwość sprawnej zmiany jej danych przyczynią się do lepszego rozwoju gospodarczego naszego kraju. Polscy przedsiębiorcy oczekują elastycznego podejścia, a nie szeregu zbiurokratyzowanych przepisów – powiedział podczas konferencji prasowej Cezary Kaźmierczak, prezes ZPP. – Naszym celem jest uproszczenie procederu rejestracji firm i zwiększenie funkcjonalności systemu, który to umożliwia. Wyszukiwanie podmiotów powinno być łatwiejsze niż dotychczas, a historia zmian zachodzących w firmach ogólnodostępna. Ważnym aspektem jest nacisk na łatwą, prostą i szybką weryfikację podmiotów oraz pełną cyfryzację systemu rejestrowego – dodał Kaźmierczak.

Rekomendacje ZPP w tym zakresie są następujące:

• cała rejestracja firmy powinna znajdować się w obszarze właściwości administracji. Należy w tym celu zrezygnować z sądowej rejestracji spółek,
• powiązanie ze sobą wszystkich rejestrów gospodarczych - stworzenie jednego portalu, który zgromadzi pełną bazę danych dotyczących działalności gospodarczej w Polsce,
• rezygnacja z powtórnej weryfikacji dokumentów rejestrowych,
• łatwy i przejrzysty zautomatyzowany formularz elektroniczny, który można wypełnić metodą ''krok po kroku'',
• modyfikacja danych rejestrowych online,
• większa transparentność rejestru poprzez możliwość sprawdzania powiązań osobowych członków organów podmiotu gospodarczego bądź właściciela oraz historię zmian wpisu do rejestru,
• działalność zgodnie z zasadami umowy spółki bądź w przypadku jej braku wyłącznie na podstawie Kodeksu Spółek Handlowych,
• wprowadzenie odpowiedzialności karnej za błędny lub nieaktualny wpis do rejestru,
• powszechność i jawność rejestru online,
• weryfikacja podmiotów i pomoc w obsłudze systemu przez placówki pocztowe, notariuszy, banki, urzędy.

Rejestracja firmy w Polsce musi być zreformowana, ale nie powinna bazować jedynie na dalszej informatyzacji procesu. Potrzebna jest zmiana strukturalna i przeniesienie wszelkich kompetencji rejestrowych do administracji publicznej – powiedział Maciej Letkiewicz, ekspert ZPP w dziedzinie prawa podatkowgo, współautor publikacji. - Myśląc o reformie nie można mieć na uwadze jedynie łatwości w samej rejestracji. Największą słabością obecnych rejestrów jest minimalna ilość informacji dostępnych za darmo w wersji elektronicznej – dodał.

Propozycja reformy rejestrów działalności gospodarczej ma wyjść naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców i ułatwić im rejestrację firmy oraz zarządzanie swoim biznesem, a w rezultacie przyśpieszyć wzrost gospodarczy Polski i poprawić byt jej mieszkańców – czytamy w podsumowaniu raportu.

WYBRANE ZAGADNIENIA Z RAPORTU

Rejestracja firmy w Polsce – stan obecny

W Polsce funkcjonują dwa podstawowe rejestry działalności gospodarczych: Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) ewidencjonujący dane spółek oraz Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) ewidencjonująca dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

KRS

Krajowy Rejestr Sądowy pełni dwie funkcje: informacyjną i legalizacyjną. Funkcja informacyjna KRS polega na tym, że jest on urzędowym i jawnym zbiorem danych dotyczących podmiotów uczestniczących w obrocie gospodarczym . Funkcja legalizacyjna przejawia się w tym, że dopiero wpis do rejestru pozwala na uzyskanie osobowości prawnej i dokonywanie dalszych czynności prawnych. KRS funkcjonuje od 1 stycznia 2001 i zastąpił poprzednio istniejący rejestr handlowy. Główną zaletą KRS jest możliwość uzyskania informacji o każdym przedsiębiorcy podlegającemu obowiązkowi wpisu do rejestru. Każda zainteresowana osoba ma prawo otrzymać odpis, wyciąg lub zaświadczenie dotyczące danych zawartych w rejestrze, a dokument taki można uzyskać w ekspozyturach Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego.

Krajowy Rejestr Sądowy składa się z trzech działów :

1. rejestru przedsiębiorców,
2. rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej,
3. rejestru dłużników niewypłacalnych.

W rejestrze przedsiębiorców wpisane są w szczególności spółki jawne, partnerskie, komandytowe i komandytowo-akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, jednostki badawczo-naukowe, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych oraz inne z mocy prawa. Rejestr przedsiębiorców składa się z działów zawierających odpowiednio sklasyfikowane dane dotyczące zarejestrowanych firm. W drugim z rejestrów, jak sama nazwa wskazuje, wpisane są stowarzyszenia, fundacje, organizacje społeczne i zawodowe oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej. Celem rejestru dłużników niewypłacalnych jest rejestracja firmy, a następnie publiczne ujawnienie przypadków niesolidności lub nieudolności w spłacie długów, fakty przymusowego egzekwowania takich długów z wykorzystaniem egzekucji administracyjnej i cywilnej, jak również ogłoszenia upadłości i inne zdarzenia istotne w postępowaniu upadłościowym.

Wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego dokonuje się na wniosek podmiotu uprawnionego, sporządzonego na urzędowym formularzu i dostarczonego w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu. Za zdarzenie takie rozumie się każde zdarzenie, które powoduje zmianę informacji już zawartych w KRS. Przekroczenie terminu 7 dni wiąże się z nałożeniem grzywny, której wysokość nie może być wyższa niż 1000 zł. Grzywna może być ponawiana i jeżeli pomimo trzykrotnego nałożenia okazałaby się nieskuteczna to jednorazowa grzywna może być wyższa niż 1.000 zł. Łączna kwota grzywien nie może jednak przekroczyć 100 000 zł.

CEIDG

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (skrótowo i poprzednio - ewidencja działalności gospodarczej, oficjalny skrót CEIDG) to spis przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, prowadzony w systemie teleinformatycznym przez ministra właściwego do spraw gospodarki.

Ewidencja działa od 1 lipca 2011 r. na mocy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej z 2 lipca 2004 r. (Dz.U. 2016 poz. 1829) i umożliwia bezpłatny dostęp do informacji o przedsiębiorcach i innych podmiotach w zakresie wskazanym w ustawie. Wpisy do ewidencji są dokonywane zdalnie poprzez system teleinformatyczny prowadzony przez ministra właściwego do spraw gospodarki lub tradycyjnie za pośrednictwem urzędu gminy wybranego przez wnioskującego o wpis przedsiębiorcę.

Ewidencja działalności gospodarczej osób fizycznych była wprowadzona przez ustawę o działalności gospodarczej z 1988 r. (tzw. ustawa Wilczka, ministra przemysłu w rządzie Mieczysława Rakowskiego - Dz.U. 1988 nr 41 poz. 324) i była prowadzona jako jawna, przez właściwe dla miejsca prowadzenia działalności urzędy samorządowe. Do końca grudnia 2011 r. do centralnej ewidencji zostały przeniesione wpisy prowadzone przez samorządy.

Zadania CEIDG :

• prowadzenie ewidencji przedsiębiorców, którzy są osobami fizycznymi,
• dostarczenie informacji o podmiotach gospodarczych w zakresie wskazanym
  w ustawie,
• umożliwienie korzystania z danych, które są bezpłatnie udostępniane,
• możliwość ustalenia terminu i zakresu zmian wpisów w CEIDG i identyfikacja tych zmian z podmiotem, które je wprowadził.

Wszelkie czynności związane z wpisem do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, prowadzonej przez Ministra Gospodarki, są bezpłatne.

Wpisowi do rejestru CEIDG podlegają wyłącznie osoby fizyczne, prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą jednoosobowo lub jako wspólnicy spółek cywilnych. Inne podmioty w tym osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej podlegają wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego.

GŁÓWNE PROBLEMY ZWIĄZANE Z FUNKCJONOWANIEM OBECNEGO SYSTEMU REJESTRACJI FIRM

Jednym z największych problemów funkcjonowania Krajowego Rejestru Sądowego jest duża liczba spraw i ogromne obciążenie tego systemu. Bardzo często sprawy w KRS-ie są załatwiane nawet przez kilka miesięcy. Jest to gigantyczny problem dla firm chcących w szybki sposób zmienić swoje dane (np. zmiana reprezentacji umożliwiająca dalsze zawieranie umów) i kontynuować swoją działalność. Czas oczekiwania na zatwierdzenie zmian to często czas stracony dla firmy, która nie może w pełni wykorzystywać swoich możliwości. Wśród przyczyn takiego stanu rzeczy możemy zidentyfikować:

Braki kadrowe

Poważnym problemem Krajowego Rejestru Sądowego jest obecnie zbyt mała liczba osób obsługujących ten system w stosunku do liczby spraw i wymogów proceduralnych, jakie są stawiane przed pracownikami. Obecna liczba pracowników nie jest w stanie w sposób skuteczny, efektywny i szybki przerabiać tak dużej liczby wpływających spraw. W odpowiedzi na zapytanie dziennikarzy jednego z serwisów informacyjnych o przyczyny znacznych opóźnień w rozpoznawaniu wniosków wpływających w 2016 r. do Krajowego Rejestru Sądowego Dorota Trautman, rzecznik prasowy ds. cywilnych Sądu Okręgowego w Warszawie, wyjaśniła, że wydłużenie tego okresu związane jest przede wszystkim z liczbą spraw, które wpłynęły do XII Wydziału Gospodarczego KRS w okresie czerwiec – wrzesień 2016 r. W lipcu 2016 r. do XII Wydziału Gospodarczego KRS wpłynęło 10 849 spraw, zaś w sierpniu 2016 r. – 10 466 spraw. W okresie tym dzienny wpływ na orzekającego sięgał nawet 60 spraw, podczas gdy orzecznik w ciągu jednego dnia jest w stanie wydać rozstrzygnięcie w około 30 sprawach. Ponadto przyczyną wydłużenia terminu rozpatrywania wniosków są również ich braki formalne, rodzące potrzebę w pierwszej kolejności wezwania do ich usunięcia, co z kolei uniemożliwia merytoryczne rozpoznanie sprawy przez około 4 tygodnie. Wreszcie należy wskazać, że XII Wydział Gospodarczy KRS boryka się z brakami kadrowymi zwłaszcza w zakresie urzędników sądowych, co także ma wpływ na termin załatwienia sprawy. Powyższa wypowiedź rzecznika sądu pokazuje z jak dużą ilością spraw, przy zbyt małej obsadzie kadrowej, borykają się sądy obsługujące Krajowy Rejestr Sądowy.

Podwójna weryfikacja dokumentów

Istotnym problemem wpływającym na opóźnienie w rozpoznawaniu i załatwianiu spraw jest problem podwójnej weryfikacji niektórych dokumentów. W przypadku np. umowy spółki, zgodnie z przepisami prawa, istnieje obowiązek sporządzania tego typu umów poprzez akt notarialny, a więc przy udziale notariusza. Notariusze, jako przedstawiciele zawodu określonego ścisłymi wymogami ustawowymi, muszą posiadać wiedzę odpowiednią do weryfikacji tego typu dokumentów. Mimo to, sporządzane przez notariuszy akty notarialne są ponownie weryfikowane przez urzędników sądowych, co nie ma większego uzasadnienia, a powoduje znaczące wydłużenie czasu postępowania.

Brak historii reprezentacji firm

Problem, który można skategoryzować w zakresie funkcjonalności KRS, to brak historii reprezentacji ujawnianych w nim podmiotów. Przedsiębiorcy niejednokrotnie borykają się z brakiem możliwości ustalenia kto w danym okresie (wynikającym np. z daty podpisania umowy) był uprawniony do reprezentowania danej spółki. Powoduje to poważny problem z weryfikacją wiarygodności i umocowania prawnego kontrahentów. Jedyną informacją, jaką w tym zakresie udostępnia KRS, jest obecna reprezentacja osobowa danego podmiotu.

Brak ujawnionej online umowy spółki

Bardzo istotna w funkcjonowaniu każdego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą jest weryfikacja kontrahenta poprzez znajomość jego umowy spółki. Umowa ta zawiera niezwykle ważne informacje, które pozwalają zweryfikować wiarygodność obecnego lub przyszłego partnera oraz sprawdzić informacje typu reprezentacja kontrahenta, w razie śmierci jednego ze wspólników, czy ewentualne wymogi dotyczące wyrażenia odpowiednich zgód na przeprowadzenie transakcji. W Krajowym Rejestrze Sądowym brakuje informacji na temat zawartej umowy spółki, mimo, że takowa umowa mogłaby być w prosty sposób zeskanowana i umieszczona w otwartym dostępie online. Każdy ma prawo do przeglądania akt spółek, gdzie takowe umowy są umieszczone, ale wymaga to osobistego stawiennictwa i żmudnego przeglądania akt. Niepotrzebnie ogranicza to szybkość i skuteczność weryfikacji odpowiednich dokumentów przez zainteresowanego przedsiębiorcę.

Brak ujawnionych powiązań

Kolejny zidentyfikowany brak funkcjonalności to niemożność wyszukiwania powiązań spółek oraz konkretnej osoby ze sprawowanymi funkcjami w organach firm czy posiadanymi udziałami. W dzisiejszych czasach przedsiębiorcy są zobligowani do weryfikacji powiązań pomiędzy podmiotami, choćby w zakresie stosowania przepisów o cenach transferowych. Bez odpowiedniego narzędzia sprawdzenie kontrahentów, i ustalenie czy transakcje będą podlegały bardziej rygorystycznym reżimom prawnym, lub weryfikacja konkretnej osoby pod kątem jej powiązań są bardzo utrudnione. W realizowaniu wymogów nałożonych przepisami prawa na przedsiębiorców oraz w ustalaniu wiarygodności poszczególnych firm i osób byłoby niezwykle pomocne wdrożenie prostego algorytmu, który automatycznie wyciągałby odpowiednie informacje z rejestru.

Niejednolita jurysdykcja i orzecznictwo

Częstym problem występującym przy rejestracji sądowej jest niejednolite orzecznictwo.

I tak, rozmaite braki we wniosku w jednych sądach skutkują zwrotem wniosku, a w innych nie stanowią przeszkody do rejestracji. Niejednokrotnie dochodzi do sytuacji, kiedy to w ramach tego samego ośrodka decyzyjnego jedni referendarze decydują o zwrocie wniosku i interpretują przepisy bardzo rygorystycznie, zaś inni mają podejście dużo bardziej liberalne. Ponadto z racji, że CEIDG i KRS podlegają pod inne sądy – odpowiednio: powszechne i administracyjne – dochodzi do różnic w orzecznictwie i stosowaniu różnego dorobku orzeczniczego w podobnych sytuacjach. Utrudnia to realizację zasady pewności prawa przez obywateli prowadzących działalność gospodarczą.