Dotacje unijne: dokumentacja projektów szkoleniowych

Przeczytaj także: Koordynator w projektach badawczych Horyzont 2020

Dokumentacja w projekcie szkoleniowym

W latach 2007-2014 praktycznie każdy widział hasło: „Sfinansowane w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”. Wiele osób odebrało w tamtym czasie telefon z informacją o organizowanych szkoleniach. Wreszcie wiele osób wyszukiwało dane o darmowych (lub bardzo tanich) kursach, warsztatach, studiach podyplomowych. Są także przedsiębiorstwa, które aplikowały o środki na podniesienie kwalifikacji swoich pracowników. Wskutek takich działań setki osób, dzięki poprawie kwalifikacji zawodowych, umocniły swoją pozycję na rynku pracy. To także godziny odbytych szkoleń, indywidualnego doradztwa, inspiracje, bodźce do dalszego rozwoju. Ponadto należy pamiętać, że w obecnej perspektywie finansowej zarezerwowano znaczne środki na działania, które mają prowadzić do podniesienia, uzupełnienia lub dostosowania posiadanych kwalifikacji do potrzeb rynku pracy. W latach 2014-2020 pieniądze te są dostępne w ramach Programu Operacyjnego Wiedza, Edukacja, Rozwój oraz w Regionalnych Programach Operacyjnych.

Jednak to nie jedyna strona dotacji unijnych przeznaczonych na cele szkoleniowe. Praktycznie każdy, kto brał udział w tego rodzaju szkoleniach bądź był ich organizatorem, zwraca uwagę na jedną bardzo istotną kwestę – dokumenty. Wśród opinii zarówno szkolących się, jak i trenerów, realizatorów projektu motyw przewodni stanowi konieczność bardzo szczegółowego monitorowania beneficjentów. A co za tym idzie – wypełniania znacznej liczby dokumentów.

Uczestnicy bardzo często podnoszą argument, że przed przystąpieniem do projektu muszą wypełnić kilkanaście (albo więcej) stron papierów. Niepokój budzi szczególnie konieczność podawania wszystkich danych osobowych (włącznie z numerem PESEL), danych firmy (w tym numerów KRS, NIP, REGON). Czasami organizator wymaga, aby dołączyć dane o zatrudnieniu – zaświadczenie o pracy, wpis do bazy CEDiG. Realizator z kolei ma wątpliwości co do motywacji beneficjentów ostatecznych – czy będą chodzili na zajęcia, czy nie będą opuszczali zbyt wielu godzin. Dotyczy to szczególnie dłuższych cyklów szkoleniowych. Na szczęście wypracowane zostały metody, aby rozwiać wątpliwości jednej i drugiej strony. W tym miejscu trzeba obalić jeszcze mit dotyczący czasu, jaki zajmuje dokumentowanie szkolenia. Otóż – jak w każdej innej pracy – jeżeli nie dopuścimy do powstania zaległości, proces ten nie angażuje więcej osób niż jeden oddelegowany do tego pracownik.

Każde szkolenie, na realizację którego otrzymaliśmy środki unijne, musi być bardzo szczegółowo udokumentowane i rozliczone. Procesy te trwają przez cały udział danego beneficjenta w projekcie, na każdym etapie ścieżki projektowej. Dla porządku metodologicznego podzielimy sprawozdawczość na dwa etapy:

• przed rozpoczęciem szkolenia,
• w trakcie szkolenia oraz po zakończeniu udziału w przewidzianych we wniosku o dofinasowanie szkoleniach (i innych formach wsparcia).

Osoba, która chce skorzystać z darmowych (lub tylko częściowo płatnych) szkoleń, kursów, studiów podyplomowych musi dopełnić szeregu formalności. Realizator z kolei ma obowiązek dopilnować poprawności wypełnienia poszczególnych dokumentów.

W pierwszej kolejności potencjalny uczestnik wchodzi w proces rekrutacji. W zależności od specyfiki szkolenia/kursu/studiów podyplomowych wypełnia i podpisuje tzw. deklarację uczestnictwa w projekcie.

Dokument ten może wyglądać tak, jak prezentujemy na rysunku poniżej.

Kolejnym bardzo ważnym dokumentem jest oświadczenie beneficjenta pomocy o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych.

W tym miejscu trzeba zwrócić uwagę na fakt, że dostęp do danych osobowych mają jedynie osoby upoważnione przez realizatora. Zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm.) oraz Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100 poz. 1024) instytucje przetwarzające dane osobowe – w tym wypadku firma, która wdraża projekt szkoleniowy – mają obowiązek opracowania polityki bezpieczeństwa oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych. Wskazać trzeba, że przywołana ustawa zawiera definicję przetwarzania danych osobowych. Należy przez to rozumieć „jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych”. Upoważnieni do tak pojmowanego przetwarzania danych osobowych powinni zostać wszyscy pracownicy projektu, którzy mają do czynienia z tymi informacjami.

Następnym istotnym dokumentem jest oświadczenie beneficjenta pomocy (firmy) o statusie właściciela.

Wszystkie te dokumenty muszą zostać podpisane czytelnie przez beneficjenta ostatecznego oraz przez upoważnionego przedstawiciela projektodawcy. Popularną praktyką jest dostarczanie wskazanych formularzy drogą elektroniczną w postaci podpisanego skanu. Jednak zaleca się, aby finalnie w dokumentacji projektowej znajdowały się oryginały. Należy także zwrócić na aspekty typowo formalne – podpisy we wszystkich wymaganych miejscach, opatrzenie dokumentu datą i miejscowością jego podpisania. Dla podniesienia wiarygodności warto także opieczętować dokumenty. Jeżeli zaś beneficjentem ostatecznym jest np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, której pracownicy są delegowani do udziału w projekcie, należy zwrócić uwagę na to, aby wskazane formularze podpisywała osoba, która zgodnie z danymi zawartymi we wpisie do KRS ma do tego prawo. W dokumentacji projektowej powinny też znaleźć się dokumenty potwierdzające ten stan rzeczy – wpis do KRS (do pobrania z baz online) czy kserokopia pełnomocnictwa.

Na podstawie danych zebranych w powyżej wskazanych dokumentach sporządza się umowę regulującą udział beneficjenta ostatecznego w projekcie. Umowa ta – jak każda umowa cywilnoprawna – określa prawa i obowiązki stron.
Szczególnie zaś reguluje następujące kwestie:

• określa przedmiot umowy – w tym przypadku określa czas trwania ścieżki projektowej dla danego uczestnika, zakres przedmiotowy szkoleń/ doradztwa;
• warunki rozpoczęcia udziału w szkoleniach/ doradztwie (np. rozwiązanie testu kompetencji, rozmowa z doradcą zawodowym itp.).
• dokładną liczbę godzin szkoleniowych/ doradczych;
• miejsce szkoleń;
• warunki opuszczania zajęć;
• warunki ukończenia szkolenia i otrzymania dyplomu/zaświadczenia o ukończeniu szkolenia;
• kompetencje osób prowadzących zajęcia;
• zasady rozwiązania umowy.

Czasami w umowie zawiera się klauzulę dotyczącą odpowiedzialności finansowej – tzn. dopuszcza się możliwość konieczności zwrotu środków przez beneficjenta ostatecznego w sytuacji, gdy z nieusprawiedliwionych powodów nie będzie brał udziału w działaniach projektowych. W praktyce jednak zapis ten budzi wiele kontrowersji, zarówno wśród uczestników, jak i instytucji pośredniczących. Doświadczenie podpowiada, że tego rodzaju rozwiązanie, mimo całej jego niedoskonałości, zabezpiecza interesy realizatora projektu. Niejednokrotnie zdarzało się, że uczestnicy przestawali przychodzić na zajęcia, nie odbierali telefonów od organizatora, nie odpowiadali na e-maile. Sytuacja taka może mieć różnorakie podłoże – przykładowo – trener prowadzący dany moduł jest – w oczach grupy – niekompetentny. W chwili, gdy realizator otrzymuje taką informację, może – oczywiście jeżeli zarzuty są zasadne – podjąć współpracę z innym szkoleniowcem. Często uczestnicy nie są zadowoleni z warunków panujących na sali szkoleniowej (za zimno, za ciepło, za ciasno itp.). I znowu – jeśli realizator ma taką wiadomość, może reagować. Natomiast jeśli uczestnik, zamiast zgłosić te uwagi, „obrazi się” i nie będzie chodził na zajęcia, stwarza ogromny problem realizatorowi. Trzeba się przed tym zabezpieczać, korzystając z tych narzędzi, które daje prawo. Są to sytuacje marginalne, ale brzemienne w skutki. Przy podpisywaniu umowy należy zwrócić uwagę na czynniki, o których była mowa w odniesieniu do wcześniejszych formularzy.

Po podpisaniu umowy dane uczestnika wprowadzane są do systemu PEFS 2007 (Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Szkoleniowego). Dane gromadzone w Formularzu PEFS służą między innymi umożliwieniu dotarcia do uczestników projektów i przeprowadzeniu badań ewaluacyjnych, szczególnie w zakresie efektywności tego wsparcia. Dlatego tak istotne jest zbieranie pełnych danych na temat beneficjentów ostatecznych i wyjaśnianie na piśmie ewentualnych braków. Braki te mogą przyczynić się do uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowalne. Dane gromadzone w PEFS obejmują zasadniczo trzy grupy:

1. projekt i projektodawca,
2. grupa docelowa,
3. szczegółowy zakres udzielonego wsparcia.

W wielu przypadkach, jeszcze przed rozpoczęciem pierwszych zajęć, uczestnik projektu spotyka się z doradcą, którego zadaniem jest przeprowadzenie badania potrzeb szkoleniowych. Oczywiście na etapie pisania wniosku o dofinansowanie wnioskodawca zweryfikował potrzeby grupy docelowej, jednak w tym momencie należy to uszczegółowić tak, aby szkolenie były niejako „szyte na miarę”. Przy pomocy testów, ankiet i innych temu podobnych narzędzi można dopasować poziom zaawansowania grupy, dobrać odpowiednie metody szkoleniowe. W ostatnio realizowanych projektach szkoleniowych, których zasadniczym programem były technologie proekologiczne wykorzystywane w budownictwie, okazywało się, że część grupy docelowej stanowią architekci. W ramowym programie szkolenia były tematy typu podstawy budownictwa. Szybko okazało się, że dla tych grup nie przeprowadzono wskazanych tematów (uczestnicy mieli bowiem ugruntowaną wiedzę w tym obszarze). Uzupełniono zaś program treściami dopasowanymi do potrzeb beneficjentów ostatecznych.

Ponieważ spotkania z doradcą stanowią już pierwsze wsparcie w projekcie, muszą zostać udokumentowane. Na tym etapie realizacji dokumentowanie działań ma jeszcze jeden cel – rozliczenie środków. Do tego etapu zadania wykonywali pracownicy etatowi projektu, którzy byli wynagradzani w oparciu o umowy o pracę czy umowy zlecenia.

Dlatego też każde spotkanie powinno być dobrze udokumentowane. Oprócz formularza szczegółowego badania potrzeb szkoleniowych (rekomenduje się, aby taki formularz tworzyć oddzielnie dla każdego projektu, z uwzględnieniem jego specyfiki), który powinien być podpisany zarówno przez beneficjenta ostatecznego, jak i przez prowadzącego spotkanie, powinna być jeszcze dostarczona lista obecności. Będzie ona potwierdzeniem faktu odbycia tego rodzaju doradztwa, określi datę i godziny udzielonego wsparcia. Dokument taki da podstawę do rozliczenia pracy doradcy, potwierdzi autentyczność przeprowadzenia omawianej czynności projektowej. Warto także opracować zbiorczą diagnozę (na podstawie poszczególnych analiz). Dzięki temu realizator uzasadni taki a nie inny dobór tematów szczegółowych oraz przydział beneficjentów ostatecznych do poszczególnych grup. Działania te mają jeszcze jedną zaletę – w znaczący sposób poprawiają jakość prowadzonych szkoleń, pozwalają – przy dobrej komunikacji pomiędzy poszczególnymi osobami zatrudnionymi na różnych etapach realizacji projektu – na poznanie oczekiwań uczestników oraz na eliminację zagrożeń. Na takich spotkaniach często beneficjenci wskazują, że interesuje ich np. praktyczne ujęcie tematu.

Gdy zbliża się termin szkolenia poszczególnych grup, w biurze projektu najczęściej pełną parą pracują urządzenia drukujące. Osoby odpowiedzialne za organizację szkolenia mają za zadanie przygotować wszystkie dokumenty, które trzeba wypełnić, podpisać w czasie szkolenia.