Jednolity europejski dokument zamówienia, czyli JEDZ w praktyce

Przeczytaj także: Zamówienia publiczne: wykluczenie za poważne naruszenie obowiązków zawodowych

JEDZ – oświadczenie własne wykonawcy – odgrywa kluczową rolę podczas tzw. oceny podmiotowej wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, w tym przy ustaleniu braku podstaw do wykluczenia, a także podczas oceny spełniania kryteriów selekcji (tj. obiektywnych kryteriów kwalifikacji wykonawców do kolejnego etapu postępowania, np. w trybie przetargu ograniczonego). Dzięki niemu wykonawcy nie muszą już od razu przedstawiać pełnej dokumentacji dowodowej oraz różnych formularzy stosowanych dotychczas, co oznacza znaczne uproszczenie dostępu do potencjalnych zamówień transgranicznych.

Bezpłatny serwis internetowy JEDZ

Zgodnie z zapowiedzią znajdującą się w formularzu JEDZ Komisja Europejska uruchomiła bezpłatny serwis internetowy poświęcony JEDZ (eESPD). Znajduje się on pod adresem: https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd. JEDZ jest dostępny we wszystkich językach urzędowych Unii Europejskiej. Wykonawcy, zamawiający oraz inne zainteresowane strony mogą skorzystać z zapewnionej przez ten serwis (eESPD) usługi internetowej (online).
//Bezpłatny serwis internetowy//

W serwisie zamawiający może stworzyć JEDZ, ponownie wykorzystać stworzony (istniejący) bądź przejrzeć JEDZ. Niezbędne jest do tego podanie numeru ogłoszenia o zamówieniu. Wykonawca może natomiast – w świetle informacji zamieszczonych na wskazanej stronie internetowej – zaimportować z serwisu plik JEDZ, który został uprzednio wypełniony przez zamawiającego na potrzeby danego postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego i opublikowany wraz z ogłoszeniem przetargowym.

Zawartość JEDZ

W JEDZ znajdują się informacje, które przed nowelizacją ustawy – Prawo zamówień publicznych (z 2016 r.) znajdowały się w wielu dokumentach składanych przez wykonawcę wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo wraz z ofertą. Dotyczy to nie tylko zakresu oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wymienionych w art. 22 Pzp, oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 Pzp, lecz także danych zamieszczanych w innych dokumentach niezbędnych do oceny, zwłaszcza podmiotowej wykonawcy (m.in. w wykazach zamówień na główne dostawy, usługi, najważniejsze roboty budowlane, wykazach osób, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia, wykazach sprzętu). Zamawiający otrzymuje wprawdzie kilkunastostronicowy dokument, lecz zawierający uporządkowane oraz zebrane w jednym miejscu informacje w wymaganym zakresie, a wykonawca gotowy „druk” do uzupełnienia z należytą starannością i zgodnie z prawdą.
//Art. 22 i 24 Pzp//

Wykonawca, składając wypełniony JEDZ, ma zatem oświadczyć, że:

• nie znajduje się w jednej z sytuacji, w której wykonawca podlega wykluczeniu,
• spełnia ustalone przez zamawiającego minimalne warunki udziału w postępowaniu (kryteria kwalifikacji) dotyczące uprawnień do prowadzenia danej działalności zawodowej, sytuacji ekonomicznej i finansowej lub zdolności technicznej oraz zawodowej,
• w stosownych przypadkach spełnia obiektywne kryteria mające na celu ograniczenie liczby wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (np. w trybie przetargu ograniczonego, dialogu konkurencyjnego – część V).

Dane identyfikacyjne wykonawcy w JEDZ

Głównym autorem informacji wprowadzanych do JEDZ jest wykonawca ubiegający się o publiczny kontrakt. Musi on przede wszystkim uzupełnić JEDZ o informacje na swój temat, takie jak nazwa, numer identyfikacji podatkowej poprzedzony symbolem PL (gdy posługuje się numerem VAT), bądź wpisać numer, którym posługuje się w związku z prowadzoną działalnością (np. REGON). Osoby fizyczne, nieprowadzące działalności gospodarczej, będące wykonawcami, zamieszczają natomiast numer ewidencyjny PESEL, jeżeli posługują się nim do celów podatkowych. Niezbędne jest też udzielenie odpowiedzi (tak/nie) o tym, czy wykonawca jest mikroprzedsiębiorstwem, małym albo średnim przedsiębiorstwem. Wyjaśnienie tych pojęć znajduje się w samym JEDZ.

Kto i dla kogo składa JEDZ?

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie zawsze wystarczy złożenie jednego oświadczenia JEDZ. Zasadniczo decyduje o tym forma udziału wykonawcy w postępowaniu oraz sposób spełniania warunków udziału w postępowaniu. Jeden dokument wystarczy, gdy wykonawca samodzielnie bierze udział w postępowaniu i nie polega na zasobach innych podmiotów.
//Forma udziału w postępowaniu//


Ze względu na utrzymanie w Pzp uprawnienia wykonawcy do polegania na zasobach i potencjale podmiotów trzecich przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu JEDZ musi uwzględniać również taką sytuację i obejmować stosowne informacje w odniesieniu do tych podmiotów. Weryfikacja musi być bowiem przeprowadzana łącznie z weryfikacją dotyczącą głównego wykonawcy oraz na takich samych warunkach, jakie są wymagane od tego wykonawcy.

Niezbędne jest w takiej sytuacji przedstawienie dla każdego z podmiotów, których to dotyczy (zarówno gdy będą podwykonawcą w trakcie realizacji zamówienia, jak i takim podwykonawcą nie będą), odrębnego formularza JEDZ, zawierającego informacje na temat podstaw do wykluczenia oraz – w zakresie, w jakim udostępniają swoje zasoby – w części dotyczącej warunków udziału. Formularze powinny być wtedy wypełnione i podpisane przez te podmioty.

Jeżeli zamawiający wymaga wskazania podwykonawców, którym wykonawca zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia, należy złożyć osobny JEDZ dla każdego ze wskazanych podwykonawców w zakresie dotyczącym weryfikacji podstaw do wykluczenia.

W przypadku gdy zamówienie zostanie podzielone na części oraz gdy warunki udziału dla poszczególnych części będą różne, niezbędne jest wypełnienie JEDZ dla każdej części lub dla każdej grupy części, do których stosują się te same warunki udziału.

Informacje dotyczące podstaw wykluczenia wykonawcy

Możliwość uzyskania zamówienia publicznego przez danego wykonawcę warunkowana jest przede wszystkim wykazaniem braku wobec niego podstaw do wykluczenia. Ich katalog stanowi więc warunki udziału, tyle że w aspekcie negatywnym. Szczegółowo są wymienione one w JEDZ (część III). Począwszy od wskazania podstaw do wykluczenia związanych z wyrokami skazującymi za przestępstwo (np. za korupcję, nadużycia finansowe, pranie brudnych pieniędzy – część III A), płatnością podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne (część III B), poprzez inne podstawy wykluczenia przewidziane w przepisach europejskich (część III C – podstawy związane z niewypłacalnością, konfliktem interesów lub wykroczeniami zawodowymi), a skończywszy na podstawach wykluczenia, które są przewidziane wyłącznie w przepisach krajowych i określone w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia (część III D).

Przepisy Pzp zawierają dwie grupy przesłanek wykluczenia: obligatoryjną i fakultatywną. Wykluczenie z powołaniem się na przesłankę fakultatywną jest możliwe tylko wtedy, gdy zamawiający przewidział ją w ogłoszeniu o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do negocjacji, w zależności od wybranego trybu udzielania zamówienia. Wykonawca wypełnia zatem formularz w zakresie odnoszącym się do fakultatywnej podstawy wykluczenia, jeżeli taka podstawa została przewidziana w danym postępowaniu. To wymaga szczególnej analizy dokumentacji postępowania oraz identyfikacji przy wypełnianiu JEDZ, z jaką okolicznością wykluczenia wykonawca ma do czynienia, a jeżeli jest to przesłanka fakultatywna, to czy ma ona zastosowanie w danym postępowaniu.
//Przesłanki wykluczenia//

Trudność może sprawiać terminologia, jaką posługuje się JEDZ przy określaniu podstaw do wykluczenia, zwłaszcza związanych z wyrokami skazującymi za określone rodzaje przestępstw. Jest ona odmienna od używanej w Pzp, która z kolei odsyła do odrębnych aktów prawnych, w tym Kodeksu karnego. Aby nie popełnić błędów, trzeba ją sprawdzić z tymi aktami i następnie wskazać ewentualną datę wyroku oraz przyporządkować przestępstwu we właściwej kolumnie jeden z punktów wymienionych w formularzu odpowiadający danemu przestępstwu.

Na szczególną uwagę zasługuje sekcja D w części III odnosząca się do podstaw wykluczenia, które mogą być przewidziane w przepisach krajowych państwa członkowskiego. Należy ją łączyć z przewidzianymi w art. 24 ust. 1 pkt 22–23 Pzp okolicznościami wykluczenia wykonawcy. Dotyczy ona zwłaszcza przesłanki wykluczenia wykonawców, którzy należąc do tej samej grupy kapitałowej, złożyli odrębne oferty, chyba że wykażą, iż istniejące między nimi powiązania nie prowadzą do zachwiania uczciwej konkurencji w postępowaniu w sprawie udzielenia zamówienia.
//Art. 24 ust. 1 pkt 22–24 Pzp//

W JEDZ ponadto powinny znaleźć się w odpowiednich miejscach – o ile tego dotyczą – kwestie związane z samooczyszczeniem wykonawcy (tzw. self-cleaning). Wykonawca musi poinformować zamawiającego, czy przedsięwziął środki w celu samooczyszczenia, a jeżeli tak – niezbędne jest ich opisanie. Chodzi w szczególności o to, czy podjął współpracę z organami ścigania bądź inne konkretne środki techniczne, organizacyjne (np. wprowadził odpowiednie procedury i regulacje wewnętrzne lub zmodyfikował istniejące w zakresie związanym z nadzorem nad realizacją kontraktu, monitorowanie ich zgodności z zawartą umową), czy kadrowe (np. wyciągnął wobec osób winnych sankcje dyscyplinarne, rozwiązał umowy o pracę z osobami zaangażowanymi w nieuczciwe działania, bezpośrednio odpowiedzialnymi za wyrządzenie szkody), które są odpowiednie dla zapobiegania dalszym przestępstwom lub nieprawidłowemu postępowaniu wykonawcy.

Informacje o spełnianiu warunków udziału (kryteria kwalifikacji)

W przypadku części JEDZ obejmującej oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (część IV) wykonawca ma obowiązek wypełnienia poszczególnych sekcji formularza w tym zakresie, jeżeli zamawiający określi dany warunek udziału w postępowaniu, np. wymaga zdolności zawodowej (wiedzy i doświadczenia) od wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia. Niezbędne jest więc powiązanie JEDZ z ogłoszeniem o zamówieniu czy też specyfikacją istotnych warunków zamówienia.

Należy także zwrócić uwagę na wskazany wprost w JEDZ (odnośniki w części IV lit. C) wymóg wykazania zdolności zawodowej (odpowiednik warunku doświadczenia z dotychczasowego brzmienia Pzp) w przypadku zamówień na roboty budowlane z okresu do pięciu lat, a w przypadku zamówień na usługi lub roboty budowlane – z okresu do trzech lat, z jednoczesną możliwością (co stanowi nowe rozwiązanie w stosunku do poprzedniego) – dopuszczenia przez zamawiającego legitymowania się przez wykonawcę doświadczeniem sprzed tych okresów, tj. odpowiednio sprzed ponad pięciu lub ponad trzech lat. Skorzystanie przez zamawiającego z takiej możliwości może okazać się uzasadnione, jeżeli pozwoli na zapewnienie odpowiedniego poziomu konkurencji (np. przy rzadkich, specyficznych zamówieniach).

W JEDZ (eliminując zdarzające się dotychczas, choć nieuzasadnione wątpliwości) wskazuje się także, że wykonawca może wykazywać się wykonaniem zamówień na rzecz jakichkolwiek odbiorców, a więc zarówno na rzecz podmiotów publicznych, jak i prywatnych (np. pkt 1b w części IV lit. C).

Inne informacje wymagane w JEDZ

Niezbędnymi elementami JEDZ, stanowiącymi w założeniu kolejne ułatwienia dla obu stron postępowania w sprawie udzielenia zamówienia, są wskazywane przez wykonawcę w JEDZ informacje o organie publicznym lub osobach trzecich odpowiedzialnych za wystawienie dokumentów.

W przypadku gdy zamawiający może uzyskać dokumenty potwierdzające bezpośrednio za pomocą bezpłatnych, ogólno-
dostępnych baz danych, wykonawca podaje w JEDZ adres internetowy takiej bazy, wszelkie dane identyfikacyjne oraz –
w stosownych przypadkach – niezbędne oświadczenia o wyrażeniu zgody na wyszukanie przez zamawiającego odpowiednich dokumentów (np. Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej).

Rzetelność wypełnienia JEDZ i skutki nieprawidłowości

W oświadczeniu końcowym zawartym w JEDZ (część VI) wykonawca składa potwierdzenie dokładności oraz prawidłowości przedstawionych danych. Towarzyszyć temu musi świadomość konsekwencji poważnego wprowadzenia w błąd zamawiającego w tym zakresie, skutkująca wykluczeniem z postępowania. Jednocześnie wykonawca zobowiązuje się w JEDZ, że na żądanie zamawiającego oraz bez zwłoki jest w stanie przedłożyć dokumenty potwierdzające informacje z JEDZ.

JEDZ na potrzeby więcej niż jednego postępowania

Zmniejszeniu biurokracji oraz kosztów związanych z wymogami dokumentacyjnymi ma sprzyjać możliwość wielokrotnego wykorzystania informacji zawartych w JEDZ, a więc w różnych postępowaniach w sprawie zamówienia publicznego, o ile oczywiście informacje w nim zawarte pozostaną nadal aktualne (będą odpowiadać określonemu stanowi faktycznemu i prawnemu) oraz wykonawca potwierdzi ich prawidłowość. Mają one walor dowodowy, a wobec tego zamawiający musi opierać się na aktualnych informacjach, w szczególności jeżeli chodzi o podstawy wykluczenia.

W motywie 85 preambuły do dyrektywy 2014/24/UE zwraca się uwagę, że ważne zmiany mogą zachodzić szybko oraz wpływać korzystnie bądź niekorzystnie na sytuację danego wykonawcy. Może się bowiem zdarzyć, że w międzyczasie dany podmiot stanie się niewiarygodny (nieodpowiedni), utraci zdolność do wykonania zamówienia albo wręcz przeciwnie – na skutek spłacenia zaległych zobowiązań z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne – będzie mógł ubiegać się o zamówienie publiczne.
//Dyrektywa 2014/24/UE – motyw 85 preambuły//

Podobnie stanie się, gdy z pierwotnego JEDZ będzie wynikało, że dana osoba nie została prawomocnie skazana za określony typ przestępstwa, lecz przed złożeniem oferty w kolejnym postępowaniu w sprawie zamówienia publicznego wyrok skazujący się uprawomocni.

Forma złożenia JEDZ

Docelowo, czyli najpóźniej od 18 kwietnia 2018 r., JEDZ ma być przedstawiany wyłącznie w formie elektronicznej. Do tego czasu można stosować zarówno wersję elektroniczną, jak i papierową JEDZ.

Serwis JEDZ umożliwia wykonawcom pobranie pliku XML. Do jego podpisania wykonawca może użyć swojego narzędzia do podpisu elektronicznego. Jeżeli nie jest to możliwe, może wydrukować JEDZ w formacie PDF i podpisać ręcznie.

PODSUMOWANIE

Wprowadzenie JEDZ (w powiązaniu z odpowiednimi regulacjami ustawowymi), a tym samym zastąpienie różnorodnych krajowych oświadczeń własnych jednym standardowym formularzem ustanowionym na szczeblu europejskim, dostępnym w językach urzędowych, upraszcza procedurę oraz zwiększa transgraniczny udział podmiotów w postępowaniach w sprawie zamówienia publicznego. Pozwoli to w perspektywie – z jednej strony – jeżeli nie wyeliminować, to co najmniej zminimalizować błędy popełniane uprzednio przez wykonawców w załączanych do wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert licznych dokumentach, stanowiących nierzadko nawet kilkaset stron. Z drugiej zaś strony odejmie czasochłonne obowiązki zamawiającym związane z weryfikacją dokumentów załączanych przez wykonawców.
Niewątpliwie pierwszy okres obowiązywania nowych regulacji zawsze jest trudny. Wymaga zmiany podejścia, praktyki, i tego typu problemy nie ominą też wprowadzenia JEDZ do polskiego systemu prawnego.