Dokumenty urzędowe w UE: mniej biurokracji przy uznawaniu autentyczności

Przeczytaj także: Polska ze zdjętą procedurą nadmiernego deficytu

Obecnie w przypadku zamieszkania w innym kraju należy uzyskać pieczątkę poświadczającą autentyczność dokumentów urzędowych, takich jak akt urodzenia, małżeństwa lub zgonu. Zgodnie z nowym rozporządzeniem, taka pieczątka i procedury biurokratyczne związane z jej uzyskaniem nie będą już wymagane przy przedstawianiu dokumentów urzędowych wydanych w innym kraju UE.

Rozporządzenie dotyczy jedynie autentyczności dokumentów urzędowych, a zatem państwa członkowskie będą nadal stosować przepisy krajowe dotyczące uznawania treści i skutków dokumentu urzędowego wydanego w innym państwie Unii.

Mamy dobrą wiadomość dla osób, które chcą zamieszkać w innym kraju Unii Europejskiej, na przykład aby podjąć tam naukę lub pracę – oznajmiła Věra Jourová, komisarz do spraw sprawiedliwości, konsumentów i równouprawnienia płci. Takie osoby – aby móc przedstawić dokument urzędowy potrzebny do zawarcia małżeństwa lub podjęcia pracy w kraju zamieszkania często muszą przebrnąć przez procedury biurokratyczne, które nie są tanie i zajmują mnóstwo czasu. Zamierzamy skończyć z tą biurokracją i ułatwić przemieszczanie się wewnątrz Unii.

Nowe rozporządzenie położy kres wielu procedurom administracyjnym:

• dokumenty urzędowe (np. akty urodzenia, akty małżeństwa lub zaświadczenie o braku wpisu w rejestrze karnym) wydane w jednym z państw Unii muszą zostać uznane za autentyczne w innym państwie członkowskim bez poświadczającej tę autentyczność pieczęci (tzw. apostille);
• rozporządzenie znosi także obowiązek dostarczania w każdej sytuacji kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem i uwierzytelnionego tłumaczenia takich dokumentów urzędowych. Obywatele mogą także dołączać do swoich dokumentów – jako pomoc translatorską – wielojęzyczne standardowe formularze dostępne we wszystkich językach urzędowych UE, aby w ten sposób uniknąć konieczności tłumaczenia dokumentów na inny język;
• rozporządzenie ustanawia gwarancje zapobiegające nadużyciom: w przypadku, gdy organ przyjmujący dokument urzędowy będzie miał uzasadnione wątpliwości co do jego autentyczności, będzie mógł ją zweryfikować, kontaktując się z odpowiednim organem drugiego państwa za pośrednictwem specjalnej platformy informatycznej – systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym (IMI).

Dalsze działania: Od dnia wejścia w życie rozporządzenia państwa członkowskie mają dwa i pół roku na przyjęcie niezbędnych środków umożliwiających bezproblemowe stosowanie rozporządzenia po upływie tego okresu.

Przebieg procedury: Około 13 milionów obywateli UE mieszka w innym państwie UE niż ich państwo pochodzenia. Według ankiety Eurobarometru 73 proc. Europejczyków uważa, że należy podjąć działania usprawniające obieg dokumentów urzędowych między państwami UE. Obywatele często skarżą się na biurokrację i koszty, które trzeba ponieść, aby dokument urzędowy został uznany za autentyczny w innym państwie Unii niż to, w którym został wydany. Te czasochłonne formalności są nadmierne i zbędne, a oprócz tego utrudniają obywatelom korzystanie z praw przysługujących im na mocy Traktatów.

Rozporządzenie obejmuje dokumenty urzędowe dotyczące następujących obszarów:

• narodzin;
• życia osoby;
• zgonu;
• imienia i nazwiska;
• małżeństwa, w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego;
• rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa;
• zarejestrowanego związku partnerskiego, w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu takiego związku;
• rozwiązania zarejestrowanego związku partnerskiego, separacji lub unieważnienia takiego związku;
• rodzicielstwa;
• adopcji;
• miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu;
• obywatelstwa;
• braku wpisu w rejestrze karnym oraz
• prawa do głosowania i kandydowania w wyborach lokalnych i wyborach do Parlamentu Europejskiego.

Rozporządzenie wprowadza wielojęzyczne standardowe formularze jako pomoc tłumaczeniową do dokumentów urzędowych dotyczących:

• narodzin;
• życia osoby;
• zgonu;
• małżeństwa (w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego);
• zarejestrowanego związku partnerskiego (w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu takiego związku);
• miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu oraz
• braku wpisu w rejestrze karnym.