Mediacje – zasada poufności

Przeczytaj także: Mediacja – alternatywa dla rozwiązywania sporów sądowych

Nowelizacja Kodeksu Postępowania Cywilnego w zakresie mediacji, która weszła w życie w styczniu 2016 roku, rozszerzyła dotychczasowy krąg osób, których dotyczy zobowiązanie do zachowania w tajemnicy faktów, o których dowiedziały się w związku z postępowaniem mediacyjnym.

Zasada poufności w mediacji – na czym polega

Zasada zachowania poufności, o której tutaj mowa, wiąże się bezpośrednio z budową zaufania oraz poczucia bezpieczeństwa stron przystępujących do postępowania mediacyjnego. Podstawowym celem toczących się rozmów mediacyjnych jest osiągnięcie porozumienia w zakresie przedmiotu sprawy, który wywołał konflikt. Dopóki jednak Strony nie zdecydują się na przedstawienie swoich prawdziwych żądań, oczekiwań co do rozwiązania konfliktu a także dowodów na poparcie swych stanowisk trudno będzie osiągnąć zamierzony kompromis zadowalający Strony. To z kolei może być utrudnione wobec generalnie braku zaufania pomiędzy Stronami konfliktu oraz obawy, iż fakty ujawnione podczas mediacji mogą zostać wykorzystane przez Strony podczas dalszych etapów postępowania. Aby ułatwić porozumienie Stron i stworzyć korzystne warunki do prowadzenia postępowań mediacyjnych należy kłaść nacisk m.in. na nowe zasady zachowania poufności w mediacji.

Zasada poufności w mediacji – jak było

Zgodnie z treścią art. 183 4 ustawy z dnia 17 listopada 1964 roku (Dz. U. z 2014 poz. 101), w brzmieniu sprzed nowelizacji „Mediator jest obowiązany zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że strony zwolnią go z obowiązku.” Jak wynika z powyższego jedynym podmiotem związanym zasadą zachowania poufności był przez zmianą regulacji jedynie mediator. Przepis nie nakładał obowiązku poufności na inne podmioty biorące udział w postępowaniu mediacyjnym, co także mogło mieć wpływ na ograniczone zaufanie społeczeństwa do tej metody rozwiązywania konfliktów.

Strony mogły mieć obawy, iż w przypadku zakończenia procesu mediacyjnego fiaskiem - podczas postępowania sądowego może dojść do nieuprawnionego wykorzystywania w/w informacji nie tylko przez mediatora czy Strony bezpośrednio zaangażowane w spór ale również przez osoby trzecie biorące udział w mediacji.

Zaznaczyć należy, że w czasie prowadzonych mediacji obok Stron i mediatora mogą pojawić się w postępowaniu również inne osoby. Oczywiście ich udział w postępowaniu mediacyjnym uzależniony od zgody Stron i poinformowania o tym mediatora. Mediator podczas prowadzenie mediacji nie może doprowadzić do sytuacji gdy pomiędzy Stronami dojdzie niejako do dysproporcji w reprezentacji Stron. Możemy mieć zatem do czynienia z sytuacją, w której na spotkaniu mediacyjnym pojawią się obok Stron osoby trzecie: adwokaci, radcowie prawni, nieprofesjonalni pełnomocnicy Stron, członkowie rodziny, pracownicy przedsiębiorcy czy eksperci. Z wyżej wymienionych osób tylko adwokaci i radcowie prawni zobowiązani są do zachowania tajemnicy zawodowej odpowiednio zgodnie z art. 6 Prawo o adwokaturze (Dz. U. z 2015 roku, poz. 615) oraz art. 3 ustawy o radcach prawnych z dnia 6 lipca 1982 roku (Dz. U. 2016 roku, poz. 233). Jak wynika z dosłownego brzmienia cytowanego przepisu jedynie Strony mogły do tej pory zwolnić mediatora z zasady zachowania poufności.

Zasada poufności w mediacji – jak jest

Wychodząc niejako naprzeciw oczekiwaniom Stron, dla zbudowania zaufania Stron i popularyzacji alternatywnych metod rozwiązywania konfliktów ustawodawca zdecydował się na rozszerzenie od 2016 r. kręgu osób objętych tajemnicą mediacji. I tak zgodnie z nowym brzmieniem art. 183 ⁴ „Mediator, strony i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym są obowiązane zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedziały się w związku z prowadzeniem mediacji. Strony mogą zwolnić mediatora i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym z tego obowiązku.”

Obecnie zatem nie tylko mediator i Strony zobowiązani są do zachowania w tajemnic faktów, o których dowiedzieli się podczas mediacji ale obowiązek ten obejmuje również osoby trzecie biorące udział w mediacji. Jedynie Strony mogą zwolnić mediatora i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym z zachowania poufności.

Zgoda na zwolnienie z tajemnicy – słów kilka

Na zakończenie należy poświęcić jeszcze kilka słów formie wyrażenia zgody przez Strony na zwolnienie z tajemnicy na etapie postępowania sądowego czy to mediatora czy osób trzecich.

Nie może ulegać wątpliwości, że jedynie zgoda obu Stron może zwolnić mediatora czy osoby trzecie z obowiązku zachowania tajemnicy. Ważne jest, że zgoda Stron nie może być dorozumiana, musi być wyrażona w sposób wyraźny np. w piśmie procesowym bądź w toku rozprawy. Wola Stron postępowania musi być wyraźna i nie może budzić żadnych wątpliwości ani co do osoby zwolnionej z obowiązku zachowania poufności, ani co do zakresu tego zwolnienia. Strona może postanowić, że tylko pewne fakty nie będą objęte tajemnicą i te fakty muszą zostać wyraźnie wskazane.

Skoro jedynie Strony mogą zwolnić osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym z tajemnicy, to z całą pewnością nie może tego zrobić Sąd np. na wniosek jednej ze Stron. Gwarancją powyższego jest ograniczenie postępowania dowodowego przed Sądem w postaci zakazu przesłuchania mediatora. Zgodnie z art. 259¹ K.p.c.: „Mediator nie może być świadkiem co do faktów, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że strony zwolnią go z obowiązku zachowania tajemnicy mediacji.”

Powyższa regulacja prawna z pewnością stanowić będzie wzmocnienie zasady poufności mediacji, co w konsekwencji powinno podnieść poziom zaufania do tej instytucji i spopularyzować jej stosowanie.