Udzielanie informacji przez sądy teraz drogą mailową

Przeczytaj także: E-administracja: podpis elektroniczny czy Profil Zaufany?

Zmiany w zakresie udzielania informacji są wynikiem dwukrotnej zmiany Regulaminu urzędowania sądów powszechnych, spowodowanej wydaniem: Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 czerwca 2015 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (wejście w życie: 8 lipca 2015 r.), Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (wejście w życie: 1 stycznia 2016 r.)

Do 7 lipca 2015 roku informacje o stanie sprawy można było uzyskać telefonicznie. Przedmiotem informacji udzielanych telefonicznie mogły być w szczególności:

• sygnatura akt sprawy;
• terminy posiedzeń i rozpraw;
• data rozstrzygnięcia, którego dotyczy zapytanie;
• czynności dotyczące postępowania międzyinstancyjnego.

Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi 8 lipca 2015 roku, a utrzymanymi w nowym Regulaminie urzędowania sądów powszechnych z dnia 23 grudnia 2015, regułą stało się udzielanie informacji o stanie sprawy drogą elektroniczną. Telefonicznie można uzyskać obecnie wyłącznie następujące informacje:

• informacje tożsame z udostępnianymi na wokandzie sądowej,
• informacje o terminie i sposobie rozstrzygnięcia sprawy.

Strony, uczestnicy postępowania oraz ich pełnomocnicy i obrońcy mogą uzyskać inne niż wskazane wyżej informacje o sprawie, przesyłając do sądu odpowiednie zapytanie drogą elektroniczną. Istnieją tutaj dwie możliwości:

• zapytanie skierowane drogą elektroniczną, podpisane za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo też poprzez profil zaufany ePUAP;
• zapytanie przesłane z adresu poczty elektronicznej, który został uprzednio wskazany przez osobę składającą zapytanie bądź osobiście przed sądem albo urzędnikiem sądowym jako adres służący do otrzymywania informacji jawnych o toczących się sprawach, bądź w piśmie procesowym jako adres służący do otrzymywania informacji jawnych o sprawie wskazanej w piśmie.

W związku z tym, że posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy użyciu ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo profilu zaufanego ePUAP ciągle jest rzadkością, dobrym rozwiązaniem jest podanie odpowiedniego adresu mailowego już w pierwszym piśmie w sprawie. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by adres poczty elektronicznej wskazać później: w piśmie skierowanym do sądu, na rozprawie do protokołu czy też przed urzędnikiem sądowym.

Mail z zapytaniem powinien zawierać następujące dane: imię i nazwisko osoby składającej zapytanie, nazwę sądu oraz sygnaturę akt sprawy. Odpowiedzi udziela się również drogą elektroniczną. Jeżeli udzielenie informacji w tej formie nie jest możliwe, sąd ma obowiązek poinformować osobę składającą zapytanie o tym fakcie – tłumaczy Klaudia Cholewa, aplikant w Kancelarii Duraj Reck i Partnerzy.

Podmioty posługujące się bezpiecznym podpisem elektronicznym bądź profilem zaufanym ePUAP mogą kierować do sądu drogą elektroniczną wszelkie zapytania, nie tylko te dotyczące stanu sprawy. Sąd jest obowiązany udzielić na nie odpowiedzi drogą elektroniczną, tak jak na zapytanie złożone drogą pisemną, z podpisem własnoręcznym. Należy jednak pamiętać, aby mail z zapytaniem zawierał imię i nazwisko osoby składającej zapytanie, nazwę sądu oraz sygnaturę akt sprawy.

Co więcej, w zakresie, w jakim sądy udzielają informacji telefonicznie, sąd jest obowiązany do udzielenia odpowiedzi również na zapytania skierowane drogą mailową, opatrzone innym rodzajem podpisu elektronicznego. Nie jest tutaj zatem konieczne posiadanie profilu zaufanego ePUAP, bezpiecznego podpisu elektronicznego czy też wysyłanie zapytania ze wskazanego uprzednio adresu poczty elektronicznej. Sąd mailowo udzieli informacji w zakresie tożsamym z informacjami udzielanymi telefonicznie. Natomiast, jeżeli istnieje pewność co do tożsamości osoby zwracającej się z zapytaniem z określonego adresu poczty elektronicznej, to można jej udzielić również innych informacji – mówi adwokat Daniel Reck, partner kancelarii Duraj Reck i Partnerzy.

Wprowadzone zmiany Regulaminu urzędowania sądów powszechnych wymuszą zmiany w zachowaniu stron i ich pełnomocników. W związku z niemożnością uzyskania telefonicznie wszelkich potrzebnych informacji konieczne stanie się wskazywanie już w pierwszych pismach w sprawie właściwego adresu mailowego. Brak możliwości uzyskania potrzebnych informacji drogą telefoniczną jest niewątpliwie pewnym utrudnieniem, zwłaszcza w początkowym okresie obowiązywania nowych przepisów.

Przez wiele lat strony, ich pełnomocnicy czy obrońcy dowiadywali się o stanie sprawy głównie telefonicznie. Wprowadzone regulacje stanowią także wyzwanie dla sądów, które będą się musiały dostosować do nowego sposobu udzielania informacji i odpowiadania na zapytania – kończy Daniel Reck.