Przedsiębiorca na ePUAP a kwestia reprezentacji wieloosobowej

Przeczytaj także: E-administracja: ePUAP czy e-podpis?

Zakładanie konta użytkownika ePUAP

Dostęp do funkcjonalności ePUAP wymaga uprzedniej rejestracji w systemie oraz uzyskania konta użytkownika. System przewiduje możliwość założenia konta dla przedsiębiorcy, którym może być m.in. osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. W praktyce założenie konta dla przedsiębiorcy dokonywane jest przez użytkownika posiadającego już konto na ePUAP, który będzie działał w imieniu przedsiębiorcy. Ten sam użytkownik może bowiem działać w imieniu różnych podmiotów, również różnych przedsiębiorców.

Proces rejestracji w ePUAP wymaga w szczególności podania imienia i nazwiska, określenia niepowtarzalnego identyfikatora użytkownika oraz podania danych dotyczących środków komunikacji elektronicznej (adres poczty elektronicznej), które wykorzystywane są do przekazywania informacji związanych z funkcjonalnością ePUAP. Podanie numeru PESEL nie jest obowiązkowe. Stopień złożoności hasła, wykorzystywanego do uwierzytelnienia użytkownika systemu, kontrolowany jest przez system.

Otrzymanie informacji o założeniu konta nie jest jednoczesne z możliwością korzystania z pełnych możliwości ePUAP. Ostatnim krokiem jest konieczność potwierdzenia tzw. profilu zaufanego. Profil zaufany to nic innego jak zestaw informacji identyfikujących i opisujących osobę, który został w wiarygodny sposób potwierdzony przez organ administracji publicznej pełniący funkcję „punktu potwierdzającego”. Takim punktem może być np. urząd skarbowy, zakład ubezpieczeń społeczny lub oddział Poczta Polska S.A. Czynność potwierdzenia profilu zaufanego wymaga okazania ważnego dokumentu ze zdjęciem (dowód osobisty lub paszport).

Po utworzeniu konta dla osoby fizycznej możliwe jest przejście do rejestracji przedsiębiorcy. Założenie tego typu konta wymaga dodatkowo podania nazwy oraz identyfikatora przedsiębiorcy. Fakultatywnie możliwe jest uzupełnienie takich danych jak nr KRS, NIP, czy REGON. Zakładając konto dla przedsiębiorcy, użytkownik staje się administratorem podmiotu.

Osoby reprezentujące przedsiębiorcę

Elektroniczna platforma usług administracji publicznej przewiduje także możliwość przydzielania uprawnień do konta na rzecz innych osób. Mogą to być tytułem przykładu pozostali członkowie zarządu spółki, prokurenci czy pełnomocnicy. Rozszerzenie uprawnień do konta wymaga przesłania zaproszenia do wybranej osoby. Jeżeli zapraszana osoba posiada konto użytkownika należy podać jej login w systemie ePUAP. Jeżeli nie posiada konta użytkownika, należy wskazać adres e-mail, na który zostanie wysyłane zaproszenie. Proces przydzielania uprawnień wymaga także podania informacji o dostępie do konta. Zapraszana osoba może mieć uprawnienia administratora lub gościa. Zwieńczeniem jest przyjęcie bądź odmowa przyjęcia zaproszenia.

Kwestia przydzielenia uprawnień do konta jest o tyle istotna, że w przypadku np. spółek prawa handlowego naruszenie zasady łącznej reprezentacji skutkuje bezwzględną nieważnością czynności prawnej. Przydzielenie uprawnień do konta przedsiębiorcy dla innych osób umożliwia podejmowanie decyzji w zgodzie z przyjętymi zasadami reprezentacji, w szczególności możliwe jest podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej przez więcej niż jedną osobę. Postępowanie w takim przypadku polega na podpisywaniu przygotowanego dokumentu kolejno przez poszczególne osoby. Pierwsza osoba sporządza projekt dokumentu oraz składa podpis, natomiast ostatnia osoba składa podpis oraz wysyła dokument.

Oczywiście, możliwa jest późniejsza zmiana uprawnień do konta lub ich całkowite usunięcie. Konto przedsiębiorcy może usunąć administrator albo minister właściwy do spraw informatyzacji na wniosek przedsiębiorcy.

Co przedsiębiorca może załatwić na ePUAP?

Zarejestrowany przedsiębiorca posiada uprawnienia do korzystania z licznych usług publicznych udostępnionych na ePUAP. Możliwe jest m.in. złożenie wniosku o dofinansowanie z Unii Europejskiej, złożenie wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej, złożenie wniosku o wydanie zezwolenia lub koncesji, czy dokonywanie wpisów w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Elektroniczna platforma usług administracji publicznej jest w dalszym ciągu rozwijana i w przyszłości będzie przybywać spraw urzędowych, które można będzie załatwić za pośrednictwem ePUAP. Szczegółowy wykaz aktualnych spraw znajduje się pod adresem internetowym http://epuap.gov.pl.

Wieloosobowa reprezentacja przedsiębiorcy nie stanowi problemu, aby skutecznie wysyłać dokumenty w licznych sprawach załatwianych przez organy administracji publicznej, za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej.

Podstawa prawna:
Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 maja 2014 r. w sprawie zakresu i warunków korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz. U. z 2014 r., poz. 584).