Oddelegowanie a podróż służbowa: poznaj różnice

Przeczytaj także: Podróż służbowa do miejsca zamieszkania

Definicja podróży służbowej

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy pracę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Należą do nich m. in.:

• zwrot kosztów przejazdów,
• zwrot kosztów noclegów,
• wypłata diet.

Kodeks pracy nie określa maksymalnego dopuszczalnego czasu trwania podróży służbowej, jednak przyjmuje się, że nie powinien on być dłuższy niż 3 miesiące. Podróż służbowa ma charakter incydentalny. Zadanie musi być konkretne i nie może mieć charakteru generalnego. Ważnym czynnikiem jest tu także sam fakt podróżowania, gdyż delegacja, która nie ma związku z podróżowaniem, a jedynie czasową zmianą miejsca wykonywania pracy nie może zostać uznana za podróż służbową.

Definicja oddelegowania

Oddelegowanie polega na czasowej zmianie miejsca wykonywania pracy przez pracownika. W przypadku oddelegowania w inne miejsce pracy na okres dłuższy niż 3 miesiące, należy zastosować formalne wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy, zgodnie z art. 42 Kodeksu pracy. W przepisach prawa pracy brakuje jednoznacznej definicji oddelegowania pracownika. Najczęściej przyjmowanym kryterium jest okres wykonywania pracy poza stałym miejscem zatrudnienia, czyli okres przekraczający 3 miesiące.

Udokumentowanie podróży służbowej oraz oddelegowania

Podstawą formalną odbycia przez pracownika wyjazdu służbowego jest polecenie podróży służbowej. Nie ma określonego wzoru polecenia podróży służbowej - najważniejsze, by z dokumentu wynikało skąd i dokąd pracownik zostaje skierowany oraz w jakim celu.

W przypadku oddelegowania na okres dłuższy niż 3 miesiące podstawowym dokumentem jest wypowiedzenie zmieniające warunki pracy. W sytuacji, gdy oddelegowanie pracownika trwa krócej, przepisy nie określają formy dokumentacji takiego zdarzenia.

Podstawowe różnice

Podstawowe różnice pomiędzy podróżą służbową, a oddelegowaniem prezentuje tabela.

Rozliczenie podatkowe

Najważniejszym obowiązkiem pracodawcy z tytułu podróży służbowej pracownika jest wypłata diet oraz zwrotu kosztów poniesionych na podróż oraz nocleg. Zwrot kosztów podróży służbowej oraz wypłata diet jest zwolniona z opodatkowania oraz składek ZUS.

W przypadku oddelegowania pracodawca nie ma obowiązku wypłaty tego typu należności, jednak jeżeli pracodawca zdecyduje się na wypłatę dodatkowych należności z tytułu oddelegowania pracownika, wypłata ta podlega opodatkowaniu oraz stanowi podstawę do naliczenia składek ZUS.