Ochrona danych osobowych: czy nowe prawo naprawi ABI?

Przeczytaj także: Ochrona danych osobowych po zmianach

Z jednej strony, przedsiębiorcy-administratorzy danych zyskają bardziej precyzyjne wskazania co do pozycji, obowiązków i odpowiedzialności administratora bezpieczeństwa informacji (ABI). Z drugiej strony, niejasne umiejscowienie ABI pomiędzy pracownikiem administratora danych a człowiekiem GIODO, a także wprowadzenie kolejnych obowiązków rejestracyjnych – gdy założeniem było ich ograniczenie – staną się źródłem dalszych obciążeń i kosztów.

Do tej pory ustawa o ochronie danych osobowych (UODO) zawierała zaledwie jeden przepis mówiący o administratorze bezpieczeństwa informacji. Zgodnie z art. 36 ust. 3 tej ustawy, administrator danych wyznaczał ABI nadzorującego przestrzeganie zasad ochrony danych, chyba że sam wykonuje te czynności. Ustawa nie określała jednak pozycji ABI w strukturze firmy, szczegółowych obowiązków i zakresu odpowiedzialności ani tego, jaki stosunek prawny powinien go wiązać z administratorem danych. Powodowało to po stronie przedsiębiorców - administratorów danych niepewność prawną co do przyjmowanych rozwiązań i obawę, że zostaną one zweryfikowane dopiero w ramach kontroli GIODO, mogącej ujawnić nieprawidłowości, których nie są nawet świadomi. W braku wyczerpujących regulacji prawnych, poszczególne kwestie dotyczące ABI kształtowała do tej pory praktyka – administratorzy danych mieli w tym zakresie dużą swobodę.

Nowelizacja UODO z pewnością klaruje pewne kwestie związane z funkcjonowaniem ABI. Przede wszystkim, wyznaczenie ABI ma być uprawnieniem, nie zaś obowiązkiem administratora danych. Po drugie, określono zakres zadań ABI, choć lista nie jest wyczerpująca. Na ABI nałożono m.in. obowiązek sprawdzania zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami prawa i sporządzania dla administratora danych sprawozdania z tej czynności. Projekt rozporządzenia MAiC w sprawie trybu i sposobu realizacji zadań w celu zapewniania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych zawiera szczegółowe przepisy dotyczące procesu przeprowadzania przez ABI sprawdzeń, badanych kwestii oraz przygotowywanej dokumentacji.

W myśl zmienionych przepisów ABI może wykonywać u administratora danych także inne obowiązki, o ile nie koliduje to z jego podstawowymi zadaniami. Taka regulacja de facto sankcjonuje aktualną praktykę u wielu przedsiębiorców. Sprecyzowano również podstawowe warunki, jakie musi spełniać osoba na stanowisku ABI – są to:

• pełna zdolność do czynności prawnych
• odpowiednia wiedza w zakresie ochrony danych osobowych
• przymiot niebycia karanym za przestępstwo popełnione z winy umyślnej.

Wyraźnie wskazano pozycję ABI w strukturze organizacyjnej administratora danych – ma być bezpośrednio podległy wobec kierownika jednostki organizacyjnej lub osoby fizycznej będącej administratorem. Zarazem podkreślona została potrzeba organizacyjnej odrębności ABI, co ma zapewnić mu niezależność.

Niemniej, dwie z nowych koncepcji wydają się mało przekonywujące. Po pierwsze, powołanie ABI zwalniać ma administratorów danych z obowiązku rejestracji zbiorów (chyba, że zawierają one dane wrażliwe). Jednocześnie wprowadza się jednak obowiązek zgłoszenia ABI do nowo powołanego u GIODO rejestru. Trudno zrozumieć, jak zastąpienie jednego obowiązku rejestracyjnego innym odciąży przedsiębiorców. Po drugie, GIODO może zwrócić się do ABI o dokonanie sprawdzenia zgodności z prawem przetwarzania danych u administratora danych i zobowiązać go do przedstawienia mu sprawozdania. Pojawia się tu pewien dysonans – z jednej strony ABI pracuje dla administratora danych, a z drugiej ma go skontrolować „w zastępstwie” GIODO. Z pewnością możliwość ta odciąża biuro Generalnego Inspektora, jednak zarazem budzi obawy przedsiębiorców. ABI może być poddawany naciskom ze strony administratora danych, by w sprawozdaniu nie ujawniać określonych faktów, świadczących o niedochowaniu przepisów w zakresie ochrony danych osobowych. Ponadto wydaje się, że wyjawienie niektórych informacji może wskazywać, że sam ABI nie dopełnił swoich obowiązków, a więc powodować konieczność „donoszenia” na samego siebie.

Magdalena Koniarska, aplikantka adwokacka