Zmiana umowy spółki z o.o.

Przeczytaj także: Odpowiedzialność wspólników w spółce z o.o.

Konieczność zmiany umowy spółki może dotyczyć zarówno elementów obligatoryjnych umowy (np. wysokości kapitału zakładowego, sposobu reprezentacji spółki czy wartości nominalnej akcji), jak również elementów fakultatywnych, a nawet kwestii stricte redakcyjnych. Zmiana umowy spółki nie jest wymagana w przypadku zmiany składu osobowego spółki lub gdy nastąpi zmiana w składzie osobowym jej organów – zarządu lub rady nadzorczej.

Generalną zasadą jest, że do zmiany umowy spółki wymagana jest uchwała zgromadzenia wspólników, z tą jednak różnicą, że protokół z walnego zgromadzenia, na którym powzięto taką uchwałę powinien zostać sporządzony przez notariusza. Niemożliwe więc wydaje się być powzięcie uchwały o zmianie umowy spółki w trybie art. 227 § 2, tj. bez odbycia się zgromadzenia i za zgodą wspólników, choć w doktrynie można spotkać różne stanowiska w tej kwestii.

W przeciwieństwie do większości uchwał, które zapadają bezwzględną większością głosów, uchwała o zmianie umowy spółki wymaga spełnienia wymogu kwalifikowanej większości – 2/3 głosujących.

W przypadku, gdy zmiana umowy spółki dotyczy istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki lub obniżenia kapitału zakładowego, wymaganie to podlega dodatkowemu obostrzeniu – próg liczby głosów wymaganych dla powzięcia uchwały wzrasta do 3/4. Ponadto w sytuacji, gdy zmiana umowy spółki ma na celu zwiększenie świadczeń niektórych wspólników na rzecz spółki lub gdy ma nastąpić ograniczenie ich udziałowych lub przyznanych osobiście praw – wspólnicy, których zmiana dotyczy muszą jednomyślnie opowiedzieć się za podjęciem uchwały, by było ono skuteczne.

Dodatkowe obostrzenia wymagane są przez KSH w przypadku procedury zmiany umowy spółki, mającej za przedmiot podwyższenie lub obniżenie jej kapitału zakładowego. Oprócz uchwały zgromadzenia wspólników, konieczna jest również w tym przypadku uchwała zarządu. Jeżeli spółka planuje podnieść wysokość kapitału zakładowego – należy określić sposób, w jaki ma to nastąpić (np. emisja nowych udziałów, podwyższenie wartości nominalnej udziałów już istniejących).

Warto mieć na uwadze, że jeżeli pierwotna umowa spółki zakładała podniesienie wysokości kapitału do pewnej wysokości w określonym terminie, to zmiana jej treści nie jest konieczna. Z kolei obniżając kapitał zakładowy trzeba pamiętać, że nie może on wynieść mniej niż 5.000,00 zł. Decydując się na obniżenie kapitału zakładowego, należy zawiadomić o tym fakcie wierzycieli spółki. Jeżeli zgłoszą wciągu 3 miesięcy sprzeciw – spółka jest zobowiązana ich zabezpieczyć lub zaspokoić.

Zmiany umowy spółki należy zgłosić, na formularzu KR-Z3, do sądu rejestrowego. Zgodnie z ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym, zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od daty zaistnienia zdarzenia stanowiącego podstawę wpisu. Do zgłoszenia należy dołączyć tekst jednolity umowy spółki uwzględniający wprowadzone zmiany. Musi on zostać podpisany przez cały zarząd spółki. Ponadto należy uiścić dwie opłaty, każda w wysokości 250 zł – jedną za dokonanie zmiany w rejestrze, a drugą – za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W przypadku zgłoszenia podwyższenia kapitału zakładowego, wnioskodawca zobowiązany jest dołączyć uchwałę o podwyższeniu kapitału, oświadczenia o objęciu udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym oraz oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na podwyższony kapitał zakładowy zostały w całości wniesione. Obniżając kapitał zakładowy, do wniosku dołącza się, oprócz uchwały, dowody zawiadomienia wierzycieli oraz w wypadku ich sprzeciwu – dowody ich zabezpieczenia lub zaspokojenia.

Decydując się na zmianę umowy spółki należy więc dokładnie sprawdzić, z jakimi wymogami wiąże się dokonanie danej zmiany. W szczególności, istotnymi kwestiami są wymagane większości oraz dokumenty, jakie należy złożyć do sądu rejestrowego.