Prokurent zamiast zarządu?

Przeczytaj także: Czy prokurent może działać samodzielnie?

Sytuacja, w której spółka nie ma zarządu nie powinna mieć miejsca. Jeśli spółka sama nie zadba o to, aby ustanowić odpowiedni organ, KRS powinien zastosować środki motywujące (a więc kary grzywny), a gdy to nie jest skuteczne (a często nie jest) ustanowić kuratora.

Niezależnie jednak od negatywnej oceny takiej praktyki, należy wskazać, iż ustanowienie prokurenta pozostaje ważne i skuteczne również wtedy, gdy cały zarząd złożył rezygnację lub został odwołany. Jeśli zatem w firmie nie ma zarządu prokurenci i pełnomocnicy mogą zasadniczo działać nadal w granicach udzielonego im umocowania.

Zawieranie umów z prokurentami takich spółek nie jest jednak do końca bezpieczne. Osoby reprezentujące spółkę w takich przypadkach, mają co prawda formalne umocowanie, ale faktycznie dokonują czynności, które nie wynikają z decyzji organów zarządzających spółką. Proces prowadzący do zawarcia kontraktu w spółce powinien przebiegać dwuetapowo 1) decyzja osób zarządzających spółką, 2) podpisanie umowy. W tym wypadku brakuje pierwszej fazy. Kontrahentowi do myślenia powinno dać również to, czy zdolna do realizacji kontraktu jest spółka, która nie ma zarządu. Rolą prokurenta nie jest bowiem zarzadzanie firmą, a jej reprezentowanie.

Taka sytuacja nie jest też bezpieczna dla prokurenta. Ponieważ brakuje w spółce bieżącego zarzadzania jej działalnością, prokurent naraża się na odpowiedzialność wobec spółki. Dokonywane przez niego czynności nie wynikają bowiem z decyzji uprawnionego organu.

Nie jest natomiast możliwe powołanie prokurenta lub pełnomocnika w spółce, w której zarząd już został odwołany lub złożył rezygnację. Wspólnicy ani akcjonariusze nie mają uprawnienia do udzielania takiego umocowanie. Wspólnicy ani akcjonariusze nie mają też kompetencji do samodzielnego reprezentowania spółki na zewnątrz. Czynność taka byłaby nieważna. Jeśli zatem spółka pozostaje bez zarząd i bez prokurentów faktycznie nie może działać. Trzeba wtedy albo szybko powołać nowy skład zarządu albo wystąpić do sądu o ustanowienie kuratora.

Opisaną powyżej sytuację należy odróżnić od takiej, w której – szczególnie w spółkach z kapitałem zagranicznym – zarząd co prawda istnieje, ale faktycznie nie uczestniczy aktywnie w działalności spółki (bo np. przebywa na stale poza Polską). W takich firmach działalność operacyjna spoczywa w całości w rękach menagementu wyższego szczebla i prokurantach. To oni podejmują bieżące decyzje i reprezentują spółkę wobec kontrahentów i urzędów. Członkowie zarządu angażują się w sprawy, które nie są możliwe formalnie do przeprowadzenia bez ich udziału lub które związane z ustaleniem strategii działalności przedsiębiorstwa. Jest to po prostu przyjęcie specyficznego modelu zarządzania przedsiębiorstwem, który nie zagraża bezpieczeństwu kontrahentów.