Windykacja należności krok po kroku

Przeczytaj także: Skuteczne odzyskiwanie długów zza granicy? Wiele zależy od nacji

Jak wynika z badań Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce oraz Krajowego Rejestru Długów, w Polsce prawie 80% przedsiębiorstw ma trudności z odzyskaniem na czas swoich należności. W styczniu 2014 roku tylko 22,6% badanych stwierdziło, że taki problem ich nie dotyczy.

Największe trudności z odzyskiwaniem pieniędzy mają firmy małe – większe dysponują często rozbudowanymi działami windykacji oraz procedurami, które pozwalają szybko reagować na pojawiające się opóźnienia.

Jednak każda firma, bez względu na rozmiar, może ograniczyć skalę problemu, a nawet zapobiec wielu nieprzyjemnym sytuacjom. Ważne, aby o wypłacalności kontrahenta myśleć na każdym etapie współpracy, a nawet przed podpisaniem umowy.

Lepiej zapobiegać niż leczyć

To stare powiedzenie idealnie pasuje do sytuacji współczesnego przedsiębiorcy. Już na etapie rozpoczynania współpracy z danym kontrahentem, może on zapobiec sytuacji, w której zrealizuje zamówienie, ale nie doczeka się płatności. Rozwiązaniem jest sprawdzenie firmy w rejestrach dłużników. Jeśli dana firma już w nim figuruje, istnieje duże prawdopodobieństwo, że odzyskanie należności od takiego kontrahenta napotka trudności. Warto już na wstępie przemyśleć, czy współpraca z danym partnerem jest dla firmy tak ważna, że opłaca się podjąć ryzyko.

Zminimalizowanie problemu będzie możliwe także dzięki pieczęci prewencyjnej. Warto w tym celu podjąć współpracę z kancelarią prawną lub firmą windykacyjną i na wszystkich fakturach umieszczać informację ostrzegającą, że brak terminowej płatności będzie skutkował działaniami ze strony wyspecjalizowanego podmiotu. Można się spodziewać, że przynajmniej niektórzy kontrahenci w pierwszej kolejności będą opłacać właśnie te faktury, które opatrzone zostały pieczęcią.

Kolejne rozwiązanie jest również proste, a jednak przez wiele mniejszych firm lekceważone. Przedsiębiorca powinien skrupulatnie kontrolować terminy płatności i na bieżąco przypominać partnerom transakcji o należnościach. Należy to robić regularnie, a nie, jak w wielu firmach, od czasu do czasu. Dobrze też wprowadzić system, zgodnie z którym kontrahent nie będzie mógł zamówić kolejnych usług, dopóki nie ureguluje faktur z przekroczonymi terminami płatności.

Sądu można uniknąć

- Większość przedsiębiorców w przypadku, gdy w firmie ulegnie awarii kserokopiarka korzysta z usług serwisu, ponieważ samodzielne naprawy mogą wyrządzić więcej szkód niż pożytku– mówi Paweł Buszkiewicz, dyrektor zarządzający w firmie Ancora-Finanse. – Podobnie może być z czynnościami windykacyjnymi, gdzie nieumiejętne ich prowadzenie może spowodować np. przedawnienie długu, nieodzyskanie od dłużnika zwrotu wszystkich należności, a w najgorszym przypadku nawet utratę płynności finansowej – dodaje.

Gdy pojawia się problem z zaległymi płatnościami, firma windykacyjna może znacznie ułatwić odzyskanie długu, szczególnie na etapie postępowania przedsądowego. Wielu kontrahentów inaczej potraktuje wezwanie do zapłaty sygnowane podpisem wierzyciela, inaczej natomiast wezwanie od firmy windykacyjnej, profesjonalnie zredagowane przez prawników.