Aktualizacja wpisu do CEIDG - kiedy konieczna?

Przeczytaj także: Zmiana danych firmy? Obędzie się bez wizyty w urzędzie

Do czego służy CEIDG-1?

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, czyli po prostu CEIDG, to spis wszystkich przedsiębiorców działających na terenie Polski, będących osobami fizycznymi. Oczywiście dane, które w niej figurują muszą być w pełni zgodne z rzeczywistością.

Zgłoszenia o wpis do ewidencji podczas zakładania firmy dokonuje się na formularzu CEIDG-1.
Warto wiedzieć, że ten formularz to jednocześnie:

• wniosek o uzyskanie, zmianę albo skreślenie wpisu w rejestrze REGON,
• zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizujące do naczelnika urzędu skarbowego (NIP),
• oświadczenie o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym,
• zgłoszenie albo zmiana zgłoszenia do ZUS.

CEIDG-1 można złożyć osobiście w urzędzie, drogą pocztową lub elektronicznie. Nie trzeba za to płacić.

Kiedy przedsiębiorca musi zaktualizować wpis do CEIDG?

Istotny jest fakt, że ewidencja wymaga bieżącej aktualizacji danych. To o tyle ważne, że informacje zawarte w CEIDG mają duże znaczenie dla urzędów. Ich zmiana każdorazowo wymaga złożenia wspomnianego już formularza CEIDG-1 - tego samego, którym zakłada się działalność gospodarczą.

Nie ma jednak konieczności, by uzupełniać CEIDG-1 w całości za każdym razem. Wymaga to przede wszystkim wpisania danych dotyczących: imienia i nazwiska przedsiębiorcy, daty urodzenia, PESEL-u, NIP-u, REGON-u, nazwy skróconej firmy, a także oświadczenia dot. składania fałszywych zeznań.

Poza wymienionymi należy tylko wypełnić informacje, które się zmieniły. Wśród przykładowych sytuacji, które wymagają powtórnego złożenia formularza CEIDG-1 można wymienić m.in.:

• zmianę lub rozszerzenie charakteru działalności,
• przeniesienie siedziby firmy,
• zmianę okresów rozliczeniowych podatku dochodowego,
• zawieszenie, wznowienie lub zakończenie działalności gospodarczej,
• zmianę nazwy firmy,
• zmianę stanu cywilnego,
• przejście do innego biura rachunkowego,
• przejście z KPiR na księgi rachunkowe,
• zmiana numeru rachunku bankowego.

Każdorazowo CEIDG-1 należy złożyć w terminie do 7 dni od momentu wystąpienia zmiany. Po złożeniu formularza o zmianach dowiedzą się również urząd skarbowy, GUS, a także ZUS. Podobnie jak pierwsze złożenie CEIDG-1, zmiana informacji o firmie jest również bezpłatna.

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT muszą pamiętać, że niektóre zmiany wymagają dodatkowo złożenia formularza VAT-R. Skąd to wynika? Otóż informacje dla potrzeb podatku VAT nie są przekazywane za pomocą CEIDG-1. Odnosi się to przede wszystkim do zmiany adresu siedziby firmy. Może to bowiem prowadzić do zmiany urzędu skarbowego właściwego z punktu widzenia rozliczania podatku VAT.

Brak aktualizacji CEIDG pociąga za sobą pewne konsekwencje

Złożenie wniosku aktualizacyjnego do CEIDG jest istotne nie tylko dla urzędów, ale również dla samego przedsiębiorcy. Przede wszystkim z uwagi na konsekwencje, jakie pociąga niedopilnowanie tego obowiązku.

Zgodnie z przepisami w przypadku niezgłoszenia zmiany wpisu do CEIDG, przedsiębiorca może zostać wezwany przez Ministra Gospodarki do jej dokonania w ciągu 7 dni od doręczenia wezwania. W przeciwnym wypadku przedsiębiorca może zostać wykreślony z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Ale to nie wszystkie możliwe sankcje na jakie można się narazić.

Przedsiębiorca może bowiem narazić się również na:

• grzywnę,
• ograniczenie wolności,
• pozbawienie wolności (maksymalnie do 2 lat).

Należy jednak wiedzieć, że tak dotkliwe kary rzadko mają miejsce. Zazwyczaj przedsiębiorca nie musi obawiać się, że brak aktualizacji wpisu do CEIDG skończy się dla niego więzieniem.

Tego by wpis do CEIDG był zgodny z rzeczywistością warto dopilnować przez wzgląd na kontrole skarbowe. Głównie przez to, że kontrolerzy korzystają z informacji wpisanych do ewidencji - przede wszystkim odnoszących się do tego kto odpowiada za księgowość oraz gdzie znajduje się dokumentacja firmy.

Co równie ważne do CEIDG wpisany jest numer rachunku bankowego, który także podlega kontroli. Dodatkowo odpowiednia treść wpisu do CEIDG pozwala np. na rozliczanie kosztów związanych z miejscem prowadzenia działalności. W przypadku gdy takie dane są błędne może się zdarzyć, że urzędnicy zakwestionują rozliczenia.

Arkadiusz Caryk, redaktor