Korespondencja sądowa: szybciej dzięki EPO?

Przeczytaj także: Pisma sądowe: czy zmiana operatora pocztowego ma znaczenie?

Jak podnosi ZPP, doręczanie pism w sprawach sądowych w Polsce jest niepotrzebnie sformalizowane i oparte o XIX-wieczne technologie. Niestety w najbliższych latach nie można liczyć na zmianę kodeksów postępowań, której celem byłaby racjonalizacja procesu doręczenia. Jedynym sposobem przyspieszenia doręczania ma być wprowadzenie Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (EPO).

Technologia potrzebna do wdrożenia Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (EPO) istnieje od ponad 30 lat. Pierwsze wdrożenia EPO pochodzą z końca lat 70-tych ubiegłego wieku. Technologia ta jest sprawdzona w wielu państwach o różnych systemach prawnych i różnych nawykach społecznych. W Polsce międzynarodowe i krajowe firmy kurierskie z powodzeniem stosują EPO do usprawniania swojej logistyki oraz świadczenia dodatkowych usług dla klientów takich jak np. automatyczne generowanie ewidencji korespondencji wychodzącej i przychodzącej.

W drugiej dekadzie XXI wieku jest już najwyższy czas, by wdrożyć EPO w polskich sądach.

W przypadku korespondencji sądowej informacja o przesyłce jest tak samo ważna jak sama przesyłka. Dzięki EPO można uzyskać spore przyspieszenie i obniżyć koszt dostarczania przesyłek oraz informacji o nich.

Ponadto, wdrożenie EPO daje szansę usprawnić obieg informacji w sądach oraz obieg informacji pomiędzy sądem a operatorem pocztowym odpowiedzialnym za doręczenia. Wdrożenie EPO przyniesie szereg bardzo istotnych korzyści, w tym zwłaszcza:

1. Skrócenie czasu doręczeń, prawdopodobnie o połowę (!)
2. Automatyczne generowanie przez system statystyki doręczeń, w tym statystyki na poziomie poszczególnych przesyłek. Obecnie taka statystyka nie jest prowadzona.
3. Koniec problemu potwierdzeń odbioru zaginionych na poczcie oraz zaginionych w sądzie.
4. Wyeliminowanie problemów z nieczytelnym wypełnieniem Zwrotnego Potwierdzenia Odbioru.
5. Automatyzacja dużej liczby czynności biurowych w sądach, uwolnienie zasobów ludzkich sięgające 750 tys. roboczogodzin miesięcznie do innych prac oraz możliwość sprawniejszego zarządzania pracownikami sądów.
6. Przyspieszenie i zwiększenie dokładności komunikacji pomiędzy sądami a operatorem pocztowym poprzez zastąpienie kontaktów pomiędzy ludźmi elektroniczną wymianą danych.
7. Uproszczenie szkolenia pracowników operatora pocztowego w zakresie prawidłowego dokumentowania doręczeń i wyeliminowanie problemu błędnego opisywania doręczeń.
8. Zmniejszenie kosztów po stronie doręczycieli, co pozwoli wymiarowi sprawiedliwości na uzyskanie korzystnych cen w kolejnych przetargach na operatora doręczeń sądowych.

Do tej pory wydano akty prawne i podpisano umowy konieczne do wdrożenie EPO. Obecnie konieczne jest wypracowanie rozwiązań teleinformatycznych, a następnie ich przetestowanie i wdrożenie zarówno po stronie operatora pocztowego, jak i poszczególnych sądów. Niestety współpraca nowego operatora przebiega w niekonstruktywnym klimacie spowodowanym wygraniem przez niego przetargu wbrew oczekiwaniom organizatorów przetargu. Pomimo niekorzystnego klimatu operator niepubliczne zapowiedział wdrożenie EPO o rok wcześniej niż wynika to z zobowiązań umownych.