Reprezentacja spółki: na co zwrócić uwagę?

Przeczytaj także: Prokura w obrocie gospodarczym

Spółki podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego – w zależności od ich rodzaju reprezentowane są przez wspólników, lub zarząd oraz prokurentów - o ile zostali ustanowieni.

Prokura jest pełnomocnictwem udzielanym przez przedsiębiorców podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego. Instytucja prokury jest bardzo często wykorzystywana przez przedsiębiorców z uwagi na jej ogromną rolę w usprawnieniu funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Prokurenci działają w imieniu i ze skutkami dla spółek, które reprezentują. Mają oni bardzo szerokie uprawnienia w zakresie reprezentacji. Jednakże zarząd może zdecydować, że prokurent nie będzie mógł samodzielnie reprezentować spółki poprzez ustanowienie prokury łącznej. W takim przypadku dokument powinni podpisać ustanowieni prokurenci łącznie, lub razem z członkami zarządu. Wszystko zależy od rodzaju prokury i sposobu reprezentacji spółki.

Należy mieć na względzie, że dane dotyczące prokurentów oraz rodzaj prokury, a także dane dotyczące zarządu spółek ujawnione są w Krajowym Rejestrze Sądowym, a następnie publikowane w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Po opublikowaniu tych informacji w Monitorze, kontrahent przedsiębiorcy nie może już zasłaniać się brakiem wiedzy o rodzaju prokury lub osobie prokurenta, a także o sposobie reprezentacji spółki przez zarząd.

Aby mieć pewność, że zawarta przez nas umowa zostanie podpisana przez osoby uprawnione i będzie skuteczna, zawsze przed jej podpisaniem, lub też dokonaniem jakiejkolwiek innej czynności prawnej z przedstawicielami kontrahenta, warto sprawdzić Krajowy Rejestr Sądowy pod kątem informacji o tych osobach. Krajowy Rejestr Sądowy jest powszechny, a informację odpowiadającą odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego można uzyskać ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości.

Znajdują się w niej dane dotyczące m. in. ilu jest prokurentów w danej spółce, czy są oni uprawnieni do podpisywania dokumentów sami ( prokura samoistna), czy też łącznie, lub też nawet razem z zarządem (prokura łączna). Dane o reprezentacji spółki w odniesieniu do zarządu zawierają informację, czy jest to zarząd jedno - czy wieloosobowy, czy członkowie zarządu działają razem, czy samodzielnie, PESELE członków zarządu, a także sposób reprezentowania. Jeżeli nie mamy dostępu do internetu warto udać się do Sądu Rejonowego, do Wydziału Krajowego Rejestru Sądowego, aby uzyskać aktualny odpis KRS, lub odpis pełny zawierający całą historię spółki m. in. w zakresie jej reprezentacji.

Wszystkie powyższe informacje są publicznie udostępnione. Nie trzeba mieć żadnych specjalistycznych urządzeń, aby uzyskać informację o osobach uprawnionych do reprezentowania kontrahenta. Dlatego warto poświęcić zawsze kilka dodatkowych minut na ich zweryfikowanie.