Zmiana miejsca prowadzenia działalności a obowiązki właściciela firmy

Przeczytaj także: Sezonową działalność gospodarczą możesz zawiesić

Przy aktualizacji danych w CEIDG wszelkie zmiany są zgłaszane do US. Jeśli więc zmiana miejsca prowadzenia działalności doprowadza do zmiany urzędu skarbowego, przedsiębiorca musi w terminie do 7 dni od zmiany złożyć w US druk VAT-R, a w nim zaznaczyć:

• w pozycji 4 – kwadrat numer 2 (aktualizacja danych)
• w pozycji 5 – wpisać nowego naczelnika US
• w pozycji 8 – kwadrat numer 2 (zmiana właściwości organu podatkowego)
• w pozycji 9 – podajemy dane dotychczasowego naczelnika US
• w części C1-C3 – zaznaczamy właściwe dla podatnika kwadraty, również w przypadku aktualizacji

Przedsiębiorca powinien zaktualizować druk VAT-R również w sytuacji, gdy zmienią się inne dane widoczne na druku VAT-R.

Rejestr działalności regulowanej

Informacje w rejestrze działalności regulowanej należy zaktualizować do 14 dni od dnia zajścia zdarzenia powodującego zmianę adresu działalności gospodarczej. Co istotne, przedsiębiorcy zajmujący się sprzedażą alkoholu powinni pamiętać, że zmiana miejsca prowadzenia działalności wiąże się z wygaśnięciem zezwolenia na sprzedaż alkoholu w dotychczasowym punkcie sprzedaży, i konieczne jest wystąpienie o zezwolenie w nowym – informację o likwidacji działalności w danym miejscu powinno się zgłosić wójtowi, burmistrzowi bądź prezydentowi miasta.

Kasa rejestrująca

Przy zmianie adresu działalności często konieczna jest zmiana miejsca użytkowania kasy. Zgodnie z paragrafem 14, ust. 5-7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących należy poinformować o tym US, a także nanieść zmianę w książce kasy i w jej pamięci (zmiany dokonuje serwis kas).
Jeżeli zmienia się miejsce prowadzenia działalności i w związku z tym urząd właściwy dla celów VAT, a miejsce używania kasy pozostaje bez zmian, podatnik składa do nowego US wniosek o zarejestrowanie prowadzonej przez naczelnika US ewidencji kasy – pod dotychczasowym numerem ewidencyjnym i w ciągu 7 dni od zmiany. Ważne, aby dołączyć do wniosku informację o dotychczasowym właściwym naczelniku US.

ZUS

Zgodnie z artykułem 44 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wszelkie zmiany dotyczące danych zgłaszanych przez płatników składek powinno się zgłosić do 14 dni od zmiany.

W przypadku zmiany siedziby firmy wystarczy, że przedsiębiorca lub wspólnicy spółki cywilnej zgłoszą zmianę poprzez aktualizację druku CEIDG-1. ZUS przygotowuje też automatycznie spółkom cywilnym druk ZUS ZPA. Jeśli zmiany miejsca prowadzenia działalności dotyczą dodatkowych miejsc prowadzenia działalności, wówczas przedsiębiorca lub wspólnicy spółki cywilnej składają w ZUS druk ZUS ZAA – jeżeli spółka nie zatrudnia pracowników, druk ten składa każdy ze wspólników osobno, jeśli natomiast zatrudnia, to składa ZUS ZAA jako płatnik składek.

W przypadku zmiany miejsca zamieszkania zarówno przedsiębiorca jak i spółka cywilna mają obowiązek złożenia w ZUS druku ZUS ZUA w trybie zmiany.

Pracownicy i kontrahenci

Jeżeli zmiana siedziby firmy albo miejsca prowadzenia działalności nie wiąże się ze zmianą miejsca wykonywania pracy przez pracowników, nie ma konieczności zmiany podpisanych umów – niemniej jednak pracodawca powinien poinformować pracowników o zaistniałej zmianie, i może to zrobić zarówno poprzez spotkanie informacyjne, jak i poprzez e-mail. Jeżeli natomiast zmiana miejsca prowadzenia działalności wiąże się ze zmianą miejsca wykonywania pracy przez pracowników, wówczas pracodawca jest zobowiązany zawrzeć z nimi porozumienie zmieniające. Jeśli jednak zawarcie takiego porozumienia jest niemożliwe, pracodawca może przedstawić pracownikom wypowiedzenie zmieniające miejsce pracy.

W przypadku zmiany adresu prowadzenia działalności przedsiębiorca powinien poinformować o tym także i swoich kontrahentów. Dzięki temu podmiot uniknie konieczności sporządzania not korygujących w związku z błędnie wystawionymi dokumentami. W sytuacji, gdy przedsiębiorca lub spółka mają podpisane umowy z kontrahentami, zmiana adresu pociąga za sobą konieczność sporządzania aneksów do tych umów. Natomiast podmiot, który zmienił miejsce prowadzenia działalności na skutek na przykład zmiany siedziby firmy od momentu faktycznej zmiany jest zobowiązany umieszczać nowy adres na wystawianych fakturach.