Zmiana miejsca prowadzenia działalności a obowiązki właściciela firmy

Przeczytaj także: Sezonową działalność gospodarczą możesz zawiesić

Wniosek CEIDG

Pierwszym krokiem, który należy wykonać jest aktualizacja wniosku CEIDG-1 — nie później niż 7 dni od zmiany adresu prowadzenia działalności. Złożenie formularza jest bezpłatne.

Tryb składania wniosku:

• osobiście, w wersji papierowej (formularz można wypełnić na stronie www.ifirma.pl/ceidg);
• elektronicznie – poprzez stronę www.ceidg.gov.pl, gdy posiadamy profil zaufany lub podpis elektroniczny;
• listem poleconym – gdy podpis na wniosku CEIDG-1 potwierdzony jest notarialnie.

Ważne jest to, czy zmiana miejsca prowadzenia działalności gospodarczej wynika ze zmiany siedziby lub/i miejsca zamieszkania, czy występuje samodzielnie (siedziba i adres się nie zmieniają), ponieważ w każdym przypadku aktualizacja CEIDG następuje w inny sposób.

Przedsiębiorca zaznacza w druku CEIDG:

W części 01, pole numer 2 wraz ze wskazaniem daty powstania zmiany

• jeżeli zmiana wiąże się ze zmianą adresu zamieszkania, w części 04 wpisuje nowy adres zamieszkania
• w części 10.01 podaje nowy adres siedziby firmy, jeśli zmiana miejsca prowadzenia działalności wiąże się ze zmianą adresu siedziby firmy
• jeśli zmiana dotyczy dodatkowego miejsca prowadzenia działalności, w części 11.3 podaje nowy adres dodatkowego miejsca prowadzenia działalności
• jeśli dodatkowe miejsce prowadzenia działalności przestało istnieć, w CEIDG podaje jego dane i zaznacza, że zostało zlikwidowane
• należy uzupełnić część 17, jeżeli zmiana powoduje zmianę US

Jeśli przedsiębiorca prowadzi spółkę cywilną, każdy ze wspólników zobowiązany jest do odrębnej aktualizacji wniosku CEIDG-1 (dowolny Urząd Miasta/Gminy); dodatkowo jako spółka składamy NIP-2, w razie potrzeby również NIP-C (do US ze względu na siedzibę s.c.)

Urząd skarbowy

Zmiana miejsca prowadzenia działalności gospodarczej może spowodować zmianę US ds. VAT.

Osoba fizyczna prowadząca własną działalność gospodarczą:

• US ds. VAT ze względu na adres głównego miejsca wykonywania działalności; w przypadku gdy w CEIDG-1 podajemy również dodatkowe miejsca -> ze względu na adres zamieszkania.

Spółka Cywilna:

• US ds VAT ze względu na adres siedziby firmy.

Przy aktualizacji danych w CEIDG wszelkie zmiany są zgłaszane do US. Jeśli więc zmiana miejsca prowadzenia działalności doprowadza do zmiany urzędu skarbowego, przedsiębiorca musi w terminie do 7 dni od zmiany złożyć w US druk VAT-R, a w nim zaznaczyć:

• w pozycji 4 – kwadrat numer 2 (aktualizacja danych)
• w pozycji 5 – wpisać nowego naczelnika US
• w pozycji 8 – kwadrat numer 2 (zmiana właściwości organu podatkowego)
• w pozycji 9 – podajemy dane dotychczasowego naczelnika US

Przedsiębiorca powinien zaktualizować druk VAT-R również w sytuacji, gdy zmienią się inne dane widoczne na druku VAT-R, bądź miejsce zamieszkania osoby fizycznej/siedziba spółki cywilnej.

Problem pojawia się w momencie, gdy urząd skarbowy jest zmieniany w trakcie okresu rozliczeniowego. Wielu przedsiębiorców nie wie, do którego urzędu kierować wówczas zeznania, deklaracje VAT bądź zaliczki.

W przypadku zmiany miejsca zamieszkania osoby fizycznej, zgodnie z paragrafami 11, 12 i 13 Rozporządzenia Ministerstwa Finansów w sprawie właściwości organów podatkowych, zaliczka na podatek dochodowy za okres w którym nastąpiła zmiana kierowana jest do urzędu skarbowego właściwego w ostatnim dniu okresu. Ta sama zasada obowiązuje przy składaniu zeznań rocznych. Jeśli w trakcie roku przedsiębiorca zmieni miejsce zamieszkania, zeznanie powinno być złożone do US właściwego w ostatnim dniu roku.

Jeżeli zmiana właściwego urzędu skarbowego ma miejsce w trakcie prowadzonego postępowania podatkowego lub kontroli, właściwym urzędem w zakresie prowadzonego postępowania pozostanie ten dotychczasowy.