Akta osobowe pracowników a kontrola PIP

Przeczytaj także: Dokumentacja pracownicza w archiwum pracodawcy

Odpowiedzialność kadrowa

Warto też poruszyć temat odpowiedzialności kadrowej podczas kontroli PIP za prowadzenie akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Zadajmy sobie pytanie, czy za niedopatrzenie kadrowej konsekwencje poniesie sam pracodawca, czy też odpowiedzialność poniesie kadrowa, a jeżeli tak, to w jakim zakresie.

Według przepisów prawnych, karę za nieprowadzenie akt osobowych może ponieść pracodawca będący osobą fizyczną, członek organu zarządzającego jednostką organizacyjną lub osobą prawną, a także osoba, której powierzono wykonywanie akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Interpretując powyższy przepis za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących prowadzenia akt osobowych odpowie pracodawca tylko wtedy, gdy osobiście zatrudnia pracowników i prowadzi sprawy kadrowe. Jeżeli jest osoba, która reprezentuje pracodawcę, wykonuje obowiązki w sprawach pracowniczych - to ona odpowiada za wykroczenia.

Na koniec stwierdzić należy, że kadrowa poniesie odpowiedzialność za nieprowadzenie akt pracowniczych tylko wtedy, gdy w zakresie powierzonych jej czynności będzie prowadzenie akt osobowych. Najlepiej, aby pracodawca napisał kadrowej upoważnienie do zajmowania się aktami osobowymi, ponieważ zawierają one dane podlegające ochronie zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

Za dane osobowe ustawa uważa każdą informację dotyczącą osoby fizycznej, pozwalającą na określenie jej tożsamości. Pracodawca, a także kadrowa bez zgody pracownika nie może udostępniać osobom trzecim jego akt osobowych oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Zakaz ten nie dotyczy podmiotów uprawnionych do kontroli i wglądu w tą dokumentację. Są to inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy, społeczni inspektorzy pracy, pracownicy urzędów pracy a także Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Za naruszenie przepisów Ustawy w zakresie przetwarzania danych osobowych przewidziane są sankcje karne.

Poza tym kadrowa ponosi też odpowiedzialność, jeżeli będzie utrudniać lub udaremniać kontrolę organowi kontroli – np. poprzez niewpuszczenie inspektora pracy na teren zakładu pracy czy odmowę okazania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników. Popełnia wtedy przestępstwo, za które grozi kara pozbawienia wolności do lat 3. Najczęściej jednak to pracodawca zostaje ukarany za wykroczenie nieprowadzenia lub błędnego prowadzenia akt osobowych. Pracodawca może wtedy wobec kadrowej wyciągnąć konsekwencje służbowe lub rozwiązać z nią umowę o pracę za wypowiedzeniem z powodu uchybień w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub utraty zaufania.

Pracodawca uprawniony jest także zażądać od kadrowej naprawienia szkody, którą swoimi zaniedbaniami wyrządziła, a także nawet zapłacić odszkodowanie. Odszkodowanie od kadrowej może stanowić równowartość trzymiesięcznego wynagrodzenia, a gdy kadrowa działa umyślnie - pracodawca może żądać wyrównania szkody do pełnej wysokości.

Jadwiga Dudzik jest prawnikiem z zespołu prawnego Transica, zajmującego się prawem transportowym.