Mailing i newslettery: o czym pamiętać?

Przeczytaj także: E-mail marketing: jak nie zostać spamerem?

NARZĘDZIE – E-MAIL

Zarówno newslettery, a więc elektroniczna forma czasopisma, jak i mailing rozsyłane są za pomocą poczty elektronicznej. W pierwszej kolejności zatem organizacja, która zamierza przesyłać newlettery, bądź zorganizować akcje mailingową, musi oczywiście dysponować bazą odbiorców, a więc musi w jakiś sposób zgromadzić adresy mailowe osób, którą są zainteresowane otrzymywaniem takich informacji. Najpopularniejszym sposobem pozyskiwania adresów e-mailowych jest umożliwienie osobom odwiedzającym daną stronę internetową zapisanie się do newslettera lub wyrażenie zgody na otrzymywanie mailingu, poprzez dobrowolne podanie swojego adresu.

SPAM?

Dlaczego to tak istotne? Ponieważ zarówno w newsletterach, jak i mailingu, w przeważającej większości przypadków znajdują się informacje o charakterze handlowym. Natomiast zgodnie z art. 24 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną przesyłanie za pomocą środków komunikacji elektronicznej niezamówionych informacji handlowych to wykroczenie zagrożone karą grzywny. Zatem, aby uniknąć posądzenia o przesyłanie niezamówionych informacji handlowych, a więc popularnego spamu, musimy uzyskać uprzednia zgodę osoby, do której zamierzamy takie informacje przesłać. Ściganie tego wykroczenia następuje na wniosek pokrzywdzonego, a więc osoby, która nie zamówiła otrzymywania takich wiadomości.

UWAGA – OCHONA DANYCH OSOBOWYCH?

Zgodnie z interpretacją Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych adres e-mail może być daną osobową. Będzie tak w przypadku, gdy w sposób niewymagający nadmiernych środków jesteśmy w stanie zidentyfikować osobę, której adres dotyczy. Jeżeli obok adresów poczty elektronicznej zbieramy i przetwarzamy również inne dane odbiorców naszego newslettera lub mailingu takie jak imię, nazwisko, wiek, adres korespondencyjny itp., wątpliwość, czy mail będzie daną osobową schodzi na dalszy plan.

W związku z powyższym pojawia się nam kwestia związana właśnie z ochroną danych osobowych. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych narzuca na administratora danych, a więc w naszym przypadku organizatora mailingu, czy wysyłającego newsletter, szereg obowiązków. Począwszy od zapewnienia legalności przetwarzania danych osobowych, co w omawianym przypadku sprowadza się do uzyskania zgody osoby, której dane osobowe dotyczą, poprzez spełnienie obowiązku informacyjnego, wymagań związanych z bezpieczeństwem przetwarzania danych osobowych, a na rejestracji zbioru danych skończywszy.

Obowiązek informacyjny ciążący na administratorze danych polega na poinformowaniu osób, których przetwarzane dane dotyczą o adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, celu zbierania danych, prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, a także o dobrowolności podania danych. Informacje te powinny być udzielone w momencie uzyskiwania danych osobowych. W interesie administratora danych jest uzyskanie potwierdzenia zapoznania się z tymi informacjami przez osobę, która udostępnia swoje dane osobowe (np. adres e-mail). W tym samym momencie powinna zostać udzielona zgoda na przetwarzanie danych osobowych, np. poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola na stronie internetowej.

Baza e-mailingowa stanowi zbiór danych osobowych, w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którą zbiór danych rozumiany jest jako każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie. Mając natomiast na uwadze cel, dla którego prowadzony jest taki zbiór, wskazać należy, że zgodnie z przepisami ustawy oraz interpretacją GIODO, taki zbiór wymaga rejestracji. Warto zwrócić uwagę, że brak zgłoszenia do rejestracji zbioru danych, w sytuacji, kiedy jest się do tego zobowiązanym, stanowi czyn zabroniony podlegający grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.