Obowiązki sprawozdawcze spółki z udziałem zagranicznym

Przeczytaj także: Pełnomocnik do zatwierdzenia roku finansowego w spółce z o.o.?

Pytanie: Jakie obecnie obowiązki sprawozdawcze ma spółka z o.o. z udziałem zagranicznym, w szczególności wobec Narodowego Banku Polskiego i Głównego Urzędu Statystycznego?

Odpowiedź: Gdy wspólnikiem spółki jest osoba z zagranicy, przede wszystkim należy zadbać aby wszystkie urzędowe dokumenty, sporządzone za granicą, a przedstawiane w polskich urzędach, były zgodnie z Konwencją Haską zaopatrzone w tzw. apostille. Jest to klauzula nakładana na dokument zagraniczny, której istnienie (również w wersji przetłumaczonej przez tłumacza przysięgłego) stanowi warunek posługiwania się dokumentem przed polskimi urzędami.

I tak zaopatrzone w apostille musi być np. pełnomocnictwo zagranicznego podmiotu dla osoby fizycznej mieszkającej w Polsce do zawarcia aneksu do umowy spółki z o.o. z siedzibą w Polsce – w przeciwnym razie notariusz odmówi sporządzenia aktu notarialnego.

Na stronie http://www.apostille.com.pl/strony.html znajduje się lista państw, w których sporządzone dokumenty urzędowe muszą być zaopatrzone w apostille. Jeżeli wspólnik polskiej spółki z o.o. nie pochodzi z żadnego z wymienionych tam krajów, konieczna jest tzw. legalizacja dokumentu. Szczegółowe informacje dotyczące praktycznych aspektów takiego uwierzytelniania dokumentów znajdują się na stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych: http://www.msz.gov.pl/Apostille,-,poswiadczanie,dokumentow,1796.html. Warto o tym pamiętać, gdy trzeba do urzędu złożyć np. takie załączniki do formularzy, które zostały sporządzone przez władze innego kraju (np. odpis z rejestru).

Obowiązki sprawozdawcze wobec Narodowego Banku Polskiego

Aby określić obowiązki sprawozdawcze zagranicznych spółek z o.o. działających według prawa polskiego, najpierw trzeba wyjaśnić pochodzące z Prawa dewizowego pojęcia rezydenta i nierezydenta.

Rezydent to osoba fizyczna mająca miejsce zamieszkania w kraju i osoba prawna z siedzibą w kraju (np. polska spółka z o.o., nawet jeżeli jej większościowym wspólnikiem jest zagraniczna osoba prawna). Nierezydent to osoba fizyczna mająca miejsce zamieszkania za granicą i osoba prawna z siedzibą za granicą (np. zagraniczny wspólnik polskiej spółki z o.o.).

Obowiązki sprawozdawcze dla spółek określa obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z 23 października 2009 r. w sprawie przekazywania Narodowemu Bankowi Polskiemu danych niezbędnych do sporządzania bilansu płatniczego oraz międzynarodowej pozycji inwestycyjnej (dalej: rozporządzenie), które weszło w życie 1 stycznia 2010 r. Obowiązek sprawozdawczy dotyczy wszystkich rezydentów dokonujących obrotu dewizowego z nierezydentami (czyli np. spółek dokonujących wypłat dywidendy na rzecz swoich zagranicznych wspólników).

Wszelkie dane oblicza się w oparciu o księgi rachunkowe czy inne dokumenty źródłowe. Kwoty w walutach obcych przelicza się stosując średnie kursy tych walut ogłoszone przez NBP w ostatnim dniu roboczym danego roku lub kwartału, a jeżeli w tym dniu kurs danej waluty obcej nie został ogłoszony przez NBP, stosuje się kurs ostatnio ogłoszony przez NBP. Pierwsze wyliczenie, jakiego należy dokonać w ten sposób, to określenie czy dany podmiot osiągnął tzw. progi sprawozdawcze, czyli kwoty ustalane dla poszczególnych okresów sprawozdawczych i wybranych pozycji aktywów i pasywów, które prezentowane są w księgach jednostki i dotyczą obrotu dewizowego z nierezydentami.

Najniższym progiem jest kwota 3.000.000 zł, o której mowa w § 8 pkt 2 rozporządzenia. Jeżeli bowiem rezydent posiada aktywa lub pasywa związane z obrotem handlowym z zagranicą, których łączna kwota na koniec roku wynosi co najmniej 3.000.000 zł, jest on zobowiązany przekazywać NBP na formularzach kwartalne sprawozdania dotyczące tych aktywów i pasywów, w terminie do 20 dni po zakończeniu kwartału.

Jeżeli jednak Państwa spółką jest rezydentem, u którego łączna kwota aktywów i pasywów przekroczyła 300.000.000 zł, musi przekazywać do NBP miesięczne sprawozdania finansowe w terminie do 20 dni po zakończeniu miesiąca (a nie kwartału). Gdy łączna kwota aktywów i pasywów na koniec roku mieści się między 10.000.000 zł a 300.000.000 zł, wtedy spółka powinna przekazać NBP na tych formularzach kwartalne sprawozdania w terminie do 20 dni po zakończeniu kwartału.