Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Przeczytaj także: Ewidencja czasu pracy obowiązkowa

Pytanie: Czy ewidencja czasu pracy może być prowadzona tylko i wyłącznie w formie elektronicznej? Czy jest wymóg prowadzenia tej ewidencji w formie papierowej?

Odpowiedź: Tak, pod pewnymi warunkami możesz prowadzić ewidencję czasu pracy tylko formie elektronicznej.

Nie ma jednego obowiązującego odgórnie wzoru
Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w formie imiennej karty, odrębnie dla każdego pracownika. Przepisy prawa pracy nie określają natomiast wzoru takiej karty ani nie narzucają Ci formy jej prowadzenia. Kartę taką opracowujesz samodzielnie, a jej wzór ustalony powinien być w zależności od potrzeb wynikających m.in. ze stosownych systemów i rozkładów czasu pracy. Możesz zatem prowadzić ewidencję czasu pracy w dowolnej formie.

Ewidencja musi zawierać określone dane

Imienna karta ewidencji czasu pracy, bez względu na formę, w jakiej jest prowadzona, musi zawierać dane dotyczące:

• pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,
• dyżury,
• urlopy,
• zwolnienia od pracy oraz
• inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Jedynie w stosunku do pracowników:

• objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej

Natomiast w stosunku do pracowników młodocianych, w ewidencji czasu pracy musisz dodatkowo uwzględnić także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Musisz zatem prowadzić ewidencję całego czasu pracy pracownika, a więc przede wszystkim godzin faktycznie przez niego przepracowanych. Oprócz tego jesteś zobowiązany również ewidencjonować okresy, w jakich pracownik nie świadczył pracy, a zatem dni wolne, urlopy czy zwolnienia lekarskie. Całość tej dokumentacji jest bowiem podstawą do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą pracownika.

Forma elektroniczna jest dozwolona

Jeżeli więc karty ewidencji czasu pracy będą zawierały wszystkie wymagane prawem informacje, to nie ma przeszkód prawnych, aby były one prowadzone i przechowywane w formie elektronicznej. W takiej sytuacji musisz jednak pamiętać, że ewidencja czasu pracy ma charakter jawny. Będziesz musiał zatem udostępniać karty ewidencji czasu pracy na każde żądanie pracownika lub upoważnionego do kontroli organu (np. inspektora pracy). Program do tworzenia ewidencji musi mieć zatem opcję podglądu tylko jednego pracownika oraz funkcję drukowania.

Ważne!
Elektroniczna forma przechowywania kart ewidencji czasu pracy nie zwalnia Cię z obowiązku przechowywania wniosków pracownika o udzielenie mu czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, które to wnioski muszą mieć formę papierową. Nie możesz zatem wniosków takich zastąpić formą elektroniczną, np. zeskanować i przechowywać jedynie w formie skanów w komputerze lub zapisanych na nośnikach elektronicznych. Wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych są bowiem zawsze pisemne i w takiej właśnie formie ma obowiązek przechowywać je pracodawca.

Podstawa prawna:

• art. 149 kp, § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286).

www.KadryOnline.pl - Serwis specjalistów ds. personalnych. Praktyczne wskazówki dotyczące prawa pracy, najświeższe interpretacje przepisów, informacje o zmianach prawnych, bezpłatne biuletyny e-mailowe.