Rejestracja w GIODO: nowy wzór zgłoszenia

Przeczytaj także: Ochrona danych osobowych - jak nie złamać prawa?

Uprzednio obowiązujące od dnia uzyskania przez Rzeczpospolitą Polską członkostwa w Unii Europejskiej, tj. od 1 maja 2004 r. rozporządzenie określające wzór formularza sprawiało administratorom danych wiele trudności. Zmiany objęły zwłaszcza część E wzoru, która dotyczy informacji o środkach technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celu zabezpieczenia danych. Punkt 16 wniosku zawierał 7 podpunktów, które miały charakter opisowy, przez co osoba wypełniająca mogła mieć problem z wyselekcjonowaniem informacji ważnych i trafnym ich ujęciu, co mogło skutkować nieświadomym niezawarciem informacji istotnych dla GIODO i w efekcie odmowy rejestracji zbioru danych. Obecnie część E została zastąpiona polami wyboru z jednym punktem opisowym, w którym wnioskodawca może wymienić inne środki zastosowane w celu zabezpieczenia danych, które nie zostały wymienione we wzorze, a według niego są istotne. Część E obliguje więc wnioskodawcę wprost do zawarcia konkretnych informacji poprzez odpowiednie wypełnienie pola.

Nowy wzór zgłoszenia powinien spowodować zmniejszenie liczby nieprawidłowo wypełnionych zgłoszeń, wymagających prowadzenia postępowania wyjaśniającego, które przedłuża proces rejestracji zbioru. Jest to szczególnie istotne, gdyż obecnie wzrasta świadomość Polaków co do zasad ochrony danych osobowych, co skutkuje m.in. tym, że coraz więcej firm i instytucji dopełnia obowiązków związanych z zarejestrowaniem prowadzonych zbiorów danych osobowych, a to z kolei oznacza zwiększenie liczby wpływających do GIODO zgłoszeń.

Podsumowując, podstawowym celem zmian jest zwiększenie przejrzystości i uporządkowanie tych fragmentów formularza zgłoszeniowego, które dotyczą informacji o środkach technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celu zabezpieczenia danych, a także zmniejszenie ryzyka popełniania błędów podczas wypełniania formularza zgłoszenia poprzez wyeksponowanie zasadniczych obowiązków administratora danych w zakresie ich zabezpieczenia. Może mieć to szczególne znaczenie dla drobnych przedsiębiorców, którzy nie korzystają z profesjonalnej obsługi prawnej.