Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych - nowe obowiązki dla spółek

Przeczytaj także: Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych już działa

Podstawa prawna

Pojawienie się w polskim porządku prawnym CRBR jest następstwem Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z dnia 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, a wynika bezpośrednio z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U.2019.0.1115). Założeniem ustawy jest oczywiście zwiększenie efektywności działania systemu zapobiegania praniu pieniędzy, efektywne przeciwdziałania wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, a także dostosowanie polskich regulacji z tego zakresu do standardów międzynarodowych.

Kto to jest beneficjent rzeczywisty?

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu definiuje beneficjenta rzeczywistego jako osobę fizyczną lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub osobę fizyczną lub osoby fizyczne, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna. Co warte odnotowania, jest to definicja bardzo podobna do tej, która została przedstawiona w Dyrektywie, ale nie identyczna. Co więcej, każdy kraj członkowski ma własne wymagania dotyczące rejestracji beneficjentów rzeczywistych, które wprawdzie mają wiele punktów wspólnych, ale nie są jednobrzmiące.

Pełna definicja beneficjenta rzeczywistego, uwzględniająca rożne scenariusze, znajduje się w w art. 2 ust. 2 pkt. 1. przywołanej wyżej ustawy. Warto jednak już w tym miejscu podkreślić, że w przypadku podmiotu będącego osobą prawną beneficjent rzeczywisty to:

• osoba fizyczna będąca udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej;
• osoba fizyczna dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu;
• osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji spółki, lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu;
• osoba fizyczna sprawująca kontrolę poprzez posiadanie w stosunku do tej osoby prawnej uprawnień, podmiotu dominującego w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

Co ciekawe, w sytuacji braku możliwości ustalenia lub występowania znaczących wątpliwości co do tożsamości beneficjentów rzeczywistych (np. ze względu na rozdrobnioną strukturę udziałów) oraz także w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu w stosunku do badanego podmiotu, za beneficjenta rzeczywistego uznaje się osoby fizyczne zajmujące „wyższe stanowisko kierownicze” w danej spółce.

Jakie informacje należy zgłosić do CRBR?

Unijna Dyrektywa 2015/849, zwana też 4 Dyrektywą AML wskazywała, że konieczność posiadania dokładnych i aktualnych danych dotyczących beneficjenta rzeczywistego jest kluczowym czynnikiem śledzenia przestępców, którzy w przeciwnym razie mogliby ukryć swoją tożsamość w strukturze korporacyjnej. Państwa członkowskie powinny zatem zapewnić, by podmioty zarejestrowane na ich terytorium otrzymały i posiadały odpowiednie, dokładne i aktualne informacje o ich beneficjentach rzeczywistych, oprócz podstawowych informacji, takich jak nazwa przedsiębiorstwa, adres oraz potwierdzenie rejestracji i własności prawnej.

Zakres informacji podlegających zgłoszeniu do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych będzie oczywiście obejmował dane identyfikacyjne spółek, czyli nazwę, formę organizacyjną, siedzibę, numer w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz NIP, ale także dane identyfikacyjne beneficjenta rzeczywistego i członka organu lub wspólnika uprawnionego do reprezentowania spółki. Zgłoszeniu będą więc podlegać następujące dane: imię, nazwisko, PESEL albo datę urodzenia – w przypadku osób nieposiadających takiego numeru, państwo zamieszkania, informację o wielkości i charakterze udziału lub przysługujących uprawnień oraz obywatelstwo.

Zgłoszenia do CRBR dokonywać ma osoba uprawniona do reprezentacji spółki, nieodpłatnie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zgłoszenie będzie wysyłane w formie dokumentu elektronicznego, zgodnie ze wzorem udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych i powinno ponadto być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP oraz zawierać oświadczenie osoby dokonującej zgłoszenia do Rejestru o prawdziwości zgłaszanych informacji.

CRBR a RODO

Administratorem danych zgromadzonych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych jest organ właściwy do prowadzenia ww. rejestru, czyli minister właściwy do spraw finansów publicznych, który przetwarzać będzie dane identyfikacyjne beneficjenta rzeczywistego i członka organu lub wspólnika uprawnionego do reprezentowania spółki zgłoszone do Rejestru na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi). Zauważyć należy, że do przetwarzania danych osobowych zgromadzonych w CRBR nie stosuje się przepisów art. 15 ust. 1 lit. c) RODO, czyli osoba, której dane dotyczą, nie będzie uprawniona do uzyskania od administratora informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych. Dodatkowo, z brzmienia art. 65 ustawy, który obowiązywać będzie od 13 października 2019 r. wynika, że przetwarzanie informacji o beneficjentach rzeczywistych zgromadzonych w CRBR będzie odbywać się bez wiedzy osób, których informacje te dotyczą.

Termin na dokonanie zgłoszenia

W przypadku podmiotów, które będą powstawały począwszy od dnia 13 października 2019 r., informacje powinny być zgłaszane do Rejestru nie później niż w terminie 7 dni od dnia wpisu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego, a w przypadku zmiany przekazanych informacji – w terminie 7 dni od ich zmiany. W przypadku spółek, które były wpisane do KRS przed dniem 13 października 2019 r., termin przesłania informacji wynosić będzie 6 miesięcy i upłynie on z dniem 13 kwietnia 2020 r. Daje więc to czas na ustalenie beneficjentów rzeczywistych.

Warto w tym miejscu również podkreślić, że niedopełnienie obowiązku zgłoszenia informacji w ustawowym terminie grozić będzie karą pieniężną do wysokości 1.000.000,00 zł, a przesłanie przez osobę uprawnioną do reprezentacji spółki nieprawdziwych informacji może skutkować pociągnięciem jej do odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.