Akta osobowe pracowników a kontrola PIP

Przeczytaj także: Dokumentacja pracownicza w archiwum pracodawcy

Często pojawia się pytanie, czy pracodawca, który zatrudnia jedną osobę, zobowiązany jest prowadzić akta osobowe. Otóż wyżej wymienione rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej nakłada obowiązek prowadzenia akt osobowych na wszystkich pracodawców niezależnie od ilości zatrudnionych osób, form organizacyjnych w jakich funkcjonuje pracodawca, przynależności branżowej, sytuacji finansowej czy też rodzaju zawartej umowy o pracę z pracownikiem. Akt osobowych nie prowadzi się jedynie dla osób wykonujących pracę na podstawie innych stosunków prawnych niż stosunek pracy (np. na podstawie umów cywilnoprawnych, jakimi są umowy zlecenia, umowy o dzieło czy umowy agencyjne), a także do pracowników wykonujących pracę nakładczą.

I tutaj pojawia się pytanie, jak powinny być prowadzone prawidłowo akta pracownicze, aby nie narażać się na kary. Zgodnie z paragrafem 6 pkt. 1 wyżej wymienionego rozporządzenia pracodawca zobowiązany jest założyć i prowadzić akta osobowego oddzielnie dla każdego pracownika. Natomiast w każdej teczce muszą znajdować się trzy oddzielne części: A, B, C.

Teczka kierowcy

W części oznaczonej literą A przechowuje się dokumenty zgromadzone w toku ubiegania się pracownika o zatrudnienie. Są to:

• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie wraz z niezbędną liczbą fotografii,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Powyższy wykaz dokumentów, które powinny zajmować się w części A jest wyczerpujący. Oznacza to, że pracodawca nie ma prawa domagać się od osoby ubiegającej się o zatrudnienie innych dokumentów i informacji. Przyszły pracownik z własnej woli może natomiast przedłożyć inne niż wymienione wyżej dokumenty, które potwierdzą jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe.

Część B przeznaczona jest na gromadzenie dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy, a także przebiegiem zatrudnienia. W części B gromadzone są m.in.: umowa o pracę, zaświadczenie o ukończeniu obowiązującego szkolenia w zakresie BHP, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile takie powierzono), dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych.

Teczka kierowcy jest specyficzną dokumentacją pracowniczą. Oprócz wymienionych powyżej elementów warto aby zawierała poniższe oświadczenia: oświadczenie kierowcy o zapoznaniu się z ustawą o czasie pracy kierowcy i Rozporządzeniem 561/2006 WE, oświadczenie o niekaralności, oświadczenie o nie pozostawaniu/pozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy, oświadczenie pracownika o poinformowaniu pracodawcy o utracie ważności prawa jazdy lub całkowitej utraty uprawnienia do kierowania pojazdem, oświadczenie - odpowiedzialność za zniszczenie, uszkodzenie lub ukrycie wykresówek/ plików cyfrowych, a także oświadczenie dotyczące sprawdzenia pojazdu i urządzenia rejestrującego czas pracy kierowcy.

W części C należy zaś gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę i kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, a także inne dokumenty. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda część powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. W aktach osobowych pracownika należy przechowywać wyłącznie kopie lub odpisy dostarczonych przez pracownika dokumentów nigdy oryginały.

Kwestionariusz i dane

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika nakłada na pracodawcę także obowiązek prowadzenia: dokumentacji, która dotyczy choroby zawodowej, kartę ewidencji czasu pracy, a także imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Samo prowadzenie akt osobowych, chronologiczne ułożenie dokumentów w poszczególnych częściach czy też przechowywanie w odpowiedniej szafie nie gwarantuje całkowitej ochrony przed karą za błędne prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Pełną ochronę przed karą gwarantują w teczkach dokumenty wystawione i sporządzone zgodnie z przepisami prawnymi dotyczącymi poszczególnych z nich. Poniżej omówiona zostanie krótka charakterystyka najczęściej popełnianych błędów przez pracodawców lub osoby wykonujące w jego imieniu czynności związane z prowadzeniem akt osobowych.