Wpis do KRS nie zawsze aktualny

Przeczytaj także: Wpis do CEIDG czy do KRS?

Braki we wpisach wynikają zwykle z niedopatrzenia przedsiębiorców. Często jednak są one wynikiem ignorancji – przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy z tego po co tak naprawdę jest KRS, co powinni tam zgłaszać, i jak poważne konsekwencje może mieć nieaktualizowanie wpisów. Zdarza się też, że utrzymywanie stanu niezgodności wpisów w KRS jest wynikiem celowego działania spółki.

Nad zgodnością wpisów, ze stanem faktycznym spółek powinien czuwać sam KRS. Jego działania nie są jednak dla spółek żadnym straszakiem. Wysokość grzywny nie odstrasza (zasadniczo max 10 tys. w jednym postępowaniu). A takie sankcje jak ustanowienie dla spółki kuratora, czy wykreślenie z urzędu to naprawdę ewenementy. Nadto sąd nie ma organizacyjnych możliwości badania kompletności i prawdziwości wpisów na bieżąco. Braki lub niezgodności wychodzą zwykle na jaw przy okazji innych czynności.

Osoby zawierające umowy lub w innych celach korzystające z danych zawartych w KRS są jednak chronione domniemaniem prawdziwości wpisów do rejestru. Nawet, jeśli się okaże, że faktyczna sytuacja spółki jest inna niż ujawniona w KRS, nasze czynności będą oceniane z perspektywy stanu opisanego w rejestrze. Jeśli np. podpiszemy umowę z osobą wpisaną jako członek zarządu, a po czasie okaże się, że nie była już ona członkiem zarządu, to nie ma podstaw do podważania takiej czynności. Inny przykład - gdy spółka nie uaktualni w rejestrze swojego adresu, pisma wysyłane na stary adres - widniejący w rejestrze będą uważane za skutecznie doręczone. Może to mieć nieprzyjemne reperkusje – szczególnie w przypadku wyroku lub nakazu zapłaty. Rozbieżność między stanem faktycznym a wpisem w KRS może powodować poważne skutki również w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, z wykluczeniem z przetargu i przepadkiem wadium włącznie.

Należy mieć też na względzie, że niektóre czynności w ogóle nie dochodzą do skutku, jeśli nie zostaną wpisane do rejestru (np. założenie spółki, podwyższenie kapitału).Zatem to samym spółkom powinno zależeć na sprawnym przekazywaniu danych do KRS. Ignorowanie przez przedsiębiorców obowiązków rejestrowych wynika z nieświadomości skutków zaniechań.

Wpisy do KRS dają również sporą wiedzę o kontrahencie. Świadomi przedsiębiorcy uważnie śledzą w szczególności, czy ich partner regularnie i terminowo składa do rejestru sprawozdania finansowe. Zaniechania w tym zakresie wiele mówią o rzetelności potencjalnego partnera.

Należy zachować ostrożność przy korzystaniu z informacji zawartych na płatnych portalach udostępniających dane o spółkach, w tym w wywiadowniach gospodarczych. Informacje w nich zawarte mogą służyć co najwyżej do ogólnego zorientowania się w sytuacji spółki lub ustalenia osób decyzyjnych. Nie mogą jednak być podstawą żadnych czynności prawnych.

A to dlatego, że w przypadku, gdy informacje te okażą się niezgodne z rzeczywistością, nie chronią nas żadne przepisy. Możemy co najwyżej występować z roszczeniami odszkodowawczymi do podmiotu prowadzącego taki portal.